Migration des Adressportals nach SharePoint 2013 für unseren Kunden

SharePoint 2013 Migration

Migration des Adressportals von Lotus Notes nach SharePoint 2013
für pilot Hamburg GmbH & Co. KG

Branche

  • Marketing und Werbung

Herausforderung

  • Einbettung aller Daten von Lotus Notes in SharePoint
  • sämtliche Adresslisten verknüpfen
  • Adressen nach Excel transportieren

Lösung

  • SharePoint 2013 On-Premises

Nutzen

  • einfachere Bedienung
  • Zeitersparnis
Logo unseres Projektkunden pilot Hamburg GmbH & Co. KG

Das neue Adressportal wurde von Layer2 genau auf unsere Bedürfnisse angepasst. Es ist einfach zu bedienen und sehr gut strukturiert. 

Tanja Schumacher, Assistentin der Geschäftsführung bei pilot Hamburg GmbH & Co. KG

Wer ist der Kunde?

pilot wurde im Jahr 1999 ursprünglich als Media-Agentur für klassische und digitale Medien gegründet. Heute zeichnet sich das Unternehmen als umfassender Agenturdienstleister mit vier Schwerpunkten aus: Media, Technologie, Kreation und Forschung. So entstehen in den Büros in Hamburg, München, Berlin, Stuttgart und Wien zukunftsorientierte Kampagnen, die den Herausforderungen des digitalen Zeitalters gerecht werden.

https://www.pilot.de/

Vor welchen Herausforderungen standen wir?

Bislang speicherte pilot alle Adressen auf einem Lotus Notes Server, der durch SharePoint abgelöst werden sollte. Die Adressen bestanden aus einer Firmen-, Standort- und Kontaktliste. Die Kontakte existierten jeweils einmal mit Firma und einmal ohne. Das Unternehmen wünschte sich eine Verknüpfung sämtlicher Listen.

Da Lotus Notes nicht richtig gepflegt wurde, hat pilot sich ein System gewünscht, das sich in SharePoint einbetten lässt. Zudem sollte es die Möglichkeit geben, die Adressen nach Excel zu transportieren.

Problemlose Änderung der Adressen durch Verknüpfung der Listen
Problemlose Änderung der Adressen durch Verknüpfung der Listen

Wie lief das Projekt ab?

Wir entwickelten ein Tool, das über einen CSV-Export aus Lotus Notes alle Daten in SharePoint überträgt. Dabei passte es zugleich die Datenstruktur von Lotus an die SharePoint-Struktur an – eine willkommene Modernisierung. Pro Datensatz gibt es einen Genehmigungsprozess, im Anschluss wird der Kontakt im Adressportal gespeichert.

Einfachere Adresspflege

Mit unserem System kann der Kunde Adressen über einen übersichtlichen SharePoint-Webpart pflegen. So lassen sich Standort, Firma und Kontakt viel leichter anlegen als mit einer kompliziert zu bedienenden SharePoint-Liste. Eine Suchfunktion ermöglicht die Prüfung, ob Kontakte bereits vorhanden sind. Zugleich können die Adressen problemlos geändert werden – etwa durch das Eintragen neuer Standorte.

Müheloser Excel-Export

Durch unsere Migration des Portals lassen sich Adressen mühelos nach Excel exportieren. Auf diese Weise entstehen Adresslisten, die der Kunde zum Beispiel für Adressaufkleber nutzen kann. So reduziert er seinen Zeitaufwand.

SharePoint-Liste als Datenquelle

Im Hintergrund dient eine SharePoint-Liste als Datenquelle. Diese wird über den Webpart automatisch abgeglichen.

Wie zeigt sich der Erfolg?

pilot arbeitet jetzt mit einem schnellen System, das deutlich Arbeitszeit spart. Das User Interface lässt sich viel einfacher bedienen als auf dem vorherigen Lotus Notes Server.