Entwicklung eines Extranets basierend auf SharePoint 2016 für unseren Kunden
Zahl neun in eckigen Klammern

SharePoint Extranet

basierend auf SharePoint 2016
für den AUMA - Verband der deutschen Messewirtschaft

Branche

  • Messewirtschaft

Herausforderung

  • Papierprozesse ablösen durch Extranet
  • Datenerhebung automatisieren
  • Aktualität der Informationen verbessern
  • Kundenbindung stärken

Lösung

  • SharePoint 2016 On-Premises
  • ASP.NET

Nutzen

  • Zeitersparnis durch geringeren Aufwand
  • deutlich weniger Fehler bei Datenerhebung
  • geringere Kosten
Logo des AUMA - Verband der deutschen Messewirtschaft

Der AUMA will Messe-Interessierten schnellstmöglich zuverlässige Messedaten anbieten bei möglichst geringem Aufwand für die Lieferanten der Daten. Dieses ambitionierte Ziel haben wir durch das von Layer2 entwickelte Extranet weitestgehend erreicht.

Dr. Peter Neven, Hauptgeschäftsführer des AUMA – Verband der deutschen Messewirtschaft

Wer ist der Kunde?

1907 in Berlin gegründet gehört der AUMA (Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft) zu den ältesten deutschen Verbänden der Dienstleistungswirtschaft. 

Er vertritt die Interessen der Aussteller, Veranstalter und Besucher von Messen in Deutschland. Zudem informiert er Aussteller und Besucher über das weltweite Messeangebot, verantwortet er das Dach-Marketing für den Messeplatz Deutschland im In- und Ausland, und koordiniert das Auslandsmesseprogramm des Bundeswirtschaftsministeriums. Weitere Aufgabenfelder sind die Forschung sowie die Unterstützung von Aus- und Weiterbildung.

https://www.auma.de/de

Vor welchen Herausforderungen standen wir?

Der Verband kommuniziert bei der Erfassung von Messedaten mit zahlreichen Messeveranstaltern, was früher zu aufwendigen Papierprozessen führte. Diese waren fehleranfällig und erzeugten entsprechend hohen Kontrollaufwand – etwa durch missverständlich ausgefüllte Formulare. Deshalb wollte der Kunde die Papierprozesse ablösen durch ein Extranet – ein Self-Service-Portal für Messeveranstalter. So bräuchte AUMA keine postalischen Serienbriefe versenden, die anschließend wieder in die Datenbank eingetragen werden müssten.

Die Qualität der Datenerhebung hat sich beim AUMA verbessert
Deutliche Zeitersparnis beim AUMA durch automatische Validierung der Statistik-Zahlen

Der Kunde legte Wert darauf, die Innovationsfähigkeit und Aktualität der Organisation auszubauen, und die Kundenbindung zu stärken – zum Beispiel durch eine persönliche, individualisierte Ansprache.

Wie lief das Projekt ab?

Wir migrierten das Extranet von SharePoint 2007 nach SharePoint 2016 – inklusive unserer eigenen Webanwendung, die wir für den Kunden bereits Jahre zuvor mit ASP.NET erstellt hatten. Zugleich sorgten wir dafür, dass das multilinguale Portal in vier Sprachen genutzt werden kann: Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch. 

Leichter organisieren

Für jeden Messeveranstalter sahen wir eine eigene Organisationsseite vor, mit einem berechtigungsgesteuerten Zugriff auf verschiedene Prozesse.  Zudem erstellten wir für die Veranstalter eine Übersicht über zugewiesene Messen und deren Termine. Für einen Messetermin erfolgt die Eingabe von Statistik-Daten, die in der Informix-Datenbank beim AUMA gespeichert werden, und anschließend auf der Website sichtbar sind.

Statistik-Daten papierlos erfassen

Nach der Messe gibt der Veranstalter Aussteller- Besucher- und Flächen-Daten zur jeweiligen Veranstaltung ein. Dabei werden sämtliche Zahlen automatisch validiert – eine deutliche Zeiteinsparung für AUMA. Zusätzlich richteten wir einen eingeschränkten Zugriff ein. So können Sachbearbeiter über einen Link Formulare bearbeiten, ohne einen Extranet-Account besitzen zu müssen. 

Erhöhte Sicherheit bei der Datenbearbeitung

Bei der Dateneingabe sorgten wir dafür, dass der temporäre Datenstand gesichert wird. Ebenso regelten wir, dass es keine konkurrierenden Zugriffe auf Formulare gibt. Nach der Fertigstellung des Dokuments erhält der Sachbearbeiter im AUMA eine E-Mail. Sobald alle Daten verarbeitet wurden, erscheinen sie auf der Website. 

Sachbearbeiter des AUMA können durch optimierte Technologie beratend mit Messeveranstaltern kommunizieren

Wie zeigt sich der Erfolg?

Ressourcen gespart, Zeit gewonnen: Durch das neue Extranet hat auch der Messeveranstalter seinen Aufwand (Eingabe und Übermittlung der Daten) gesenkt. Die Fehleranfälligkeit ist deutlich geringer als früher, der Online-Workflow stabil. Die Qualität der Datenerhebung hat sich verbessert. Zudem entfallen zahlreiche Kosten, zum Beispiel die Portogebühren.

Ein weiterer Vorteil ist die intensivierte Kommunikation mit den Messeveranstaltern. Denn die Sachbearbeiter des AUMA können durch die optimierte Technologie stärker mit den Messeveranstaltern über die Datenbankinhalte austauschen und damit beratend und qualitätssichernd arbeiten. Ebenso werden die Daten heute deutlich schneller nach Ende der Veranstaltungen veröffentlicht.