Entwicklung eines SharePoint Intranets für unseren Kunden

SharePoint Intranet-Lösung

Collaborations- und Informationsplattform basierend auf SharePoint 2016
für Seehafen Wismar GmbH

Branche

  • Hafenlogistik und Transport

Herausforderung

  • bereichsübergreifendes Zusammenarbeiten an Projekten und Vorgängen ermöglichen
  • Dokumente effizienter verwalten
  • übersichtliche Suchfunktion erstellen
  • Mobilfähigkeit herstellen

Lösung

Nutzen

  • Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit
  • komfortable Bedienung mit mehr Übersicht
  • Zeitersparnis durch optimierte Prozesse
Logo unseres Projektkunden Seehafen Wismar GmbH

Vor allem das bereichsübergreifende Zusammenarbeiten an Projekten und Vorgängen hat sich durch unser neues Intranet stark verbessert. Des Weiteren ist es als zentrale Informationsplattform für unsere Mitarbeiter nicht mehr wegzudenken.

Sebastian Groß, Managementbeauftragter IMS / Prozessmanager bei der Seehafen Wismar GmbH

Wer ist der Kunde?

Die Seehafen Wismar GmbH gehört zu den modernsten Logistikunternehmen im Ostseeraum. Als regionaler Wirtschaftsmotor verantwortet sie die Logistik im zweitgrößten Ostseehafen Vorpommerns – zum Beispiel für Holz- und Forstprodukte, Metalle sowie Salze, Chemie- und Düngemittel.

Als qualifizierter Partner mit ganzheitlichen Logistikkonzepten, umfangreichen Lagerkapazitäten und modernster Umschlag- und Fördertechnik unterstützt das Unternehmen seine Kunden weltweit.

https://www.hafen-wismar.de/

Vor welchen Herausforderungen standen wir?

Für seine Vertrags- und Bildverwaltung verfügte der Kunde bereits über ein rudimentäres Intranet – basierend auf SharePoint 2013, erstellt von einem anderen Dienstleister. Die Mitarbeiter nutzten es jedoch nur in einem sehr begrenzten Umfang, da das System einige Mängel aufwies:

  • umständliche Bedienung
  • nicht auffindbare Informationen
  • nicht mobilfähig
  • keine funktionierende Freitextsuche
  • unübersichtliche Suchergebnisse aufgrund unzureichender Filtermöglichkeit
Wir verbessern die interdisziplinäre Zusammenarbeit durch SharePoint Intranet
Globale Übersicht über Projekte und Vorgänge unseres Kunden Seehafen Wismar GmbH

Komplette Überarbeitung für mehr Akzeptanz

Der Seehafen Wismar wünschte sich ein komplett überarbeitetes Portal – inklusive Unternehmenskommunikationsmodul mit Projekt- und Vorgangsverwaltung sowie einer zentralen Dateiablage via Drag and Drop. Es sollte auf allen mobilfähigen und nicht mobilfähigen Geräten nutzbar sein, damit auch Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz darauf Zugriff erhalten.

Dashboard und Newsfeed sollten Projekte, Aufgaben, Termine und weitere Informationen übersichtlich anzeigen – mit dem Ziel, eine zentrale Plattform für die Mitarbeiter zu werden. Ein weiterer Wunsch war die Implementierung eines Info-Bildschirms – dem sogenannten SHW-Connect-TV – zur Darstellung aktueller Informationen und Termine. 

Bedienung vereinfachen

Wichtig war dem Kunden auch die leichte und komfortable Bedienbarkeit des Portals. So sollten wir unter anderem die Bildverwaltung für die Massen- und Mehrfachverarbeitung von Fotos vereinfachen.

Das Unternehmen interessierte sich zudem für eine funktionierende und übersichtliche Suchfunktion, bei der die Suchergebnisse alphabetisch sortiert werden. Auch eine Freitextsuche per Anfangsbuchstabe und Synonym sollte darin enthalten sein.

Wie lief das Projekt ab?

Für das neue Intranet haben wir SharePoint 2016 On-Premises ausgewählt.

Workshops für Entwicklungen

In einem Workshop erkannten wir, dass der LinkUp Cube INFO die Anforderungen in der Startphase gut abdeckt. Daraufhin entwickelten wir mit dem Kunden vor Ort zunächst eine Unternehmenstaxonomie.

Ein weiterer Workshop diente dazu, mit dem Kunden die Anforderungen für eine Projekt- und Vorgangsverwaltung auf Basis von SharePoint 2016 zu besprechen. Für diesen Zweck nutzten wir den LinkUp Cube PROJECT.

Berechtigungsgesteuerte Inhalte

Nachdem wir Berechtigungsgruppen für bestimmte Bereiche definiert hatten, bauten wir ein suchgesteuertes Portal auf. Die Verschlagwortung erfolgt über Metadaten und Termstore, die Suchabfrage nach Metadaten. Dabei lassen sich berechtigungsgesteuerte Inhalte anzeigen.

Beispiel unseres Layer2 LinkUp Cube PROJECT auf einem Tablet
Mobile Ansicht unseres Layer2 LinkUp Cube PROJECT auf einem Smartphone

Projekt- und Vorgangsbereich mit globaler Übersicht

In die Projektdokumentation banden wir OneNote ein. Die Startseite des Projekt- und Vorgangsbereiches enthält eine Zusammenfassung allgemeiner Projektinformationen mit Aufgaben, Terminen und Dokumenten. Ebenso dazu gehört ein projekt-/ vorgangsbezogener Newsfeed. Auf separaten Seiten erscheinen dann die spezifischen Dokumente, Aufgaben sowie Terminkalender.

Das Dashboard beinhaltet einen Newsslider, wichtige Links und einen Newsfeed als Social Feature. So erhält der Nutzer eine globale Übersicht – von Aufgaben über Projekte und Termine bis hin zu aktuellen Unternehmensinformationen.

Gezielte Informationen

Als Modul zur Organisation von Bildern oder Grafiken dient die Mediathek, die wir komplett neu aufsetzten. Zudem bauten wir eine Wissensdatenbank auf und erstellten eine neue Mitarbeiterseite. Auf dieser erhält der Nutzer eine Personalübersicht und erfährt unter anderem, was das Unternehmen den Mitarbeitern an Vorteilen bietet. Auch ein Downloadbereich gehört zur Seite – etwa für den Download von Urlaubsanträgen.

Zusätzlich ermöglichten wir dem Kunden ausgewählte Portal-Inhalte über das hauseigene SHW-Connect-TV an beliebigen Stellen im Unternehmen zu präsentieren.

Wie zeigt sich der Erfolg?

Mit unserer Unterstützung hat die Seehafen Wismar GmbH ihre interdisziplinäre Zusammenarbeit verbessert. Durch die neue Projekt- und Vorgangsverwaltung funktioniert die Zusammenarbeit der verschiedenen Arbeitsbereiche mit ihren zahlreichen Schnittstellen deutlich besser.

Durch den Einsatz des SHW-Connect-TV kann sich nicht nur das Verwaltungspersonal an den PC-Arbeitsplätzen stets aktuell informieren, sondern die gesamte Belegschaft.

SHW-Connect-TV präsentiert ausgewählte Portalinhalte an beliebigen Stellen im Unternehmen