Entwicklung eines Intranets auf Basis von SharePoint Online in Modern UI für unseren Kunden
Zahl zehn in eckigen Klammern

SharePoint Intranet in Modern UI

Kommunikationsportal auf Basis von SharePoint Online
für die TOM TAILOR Group

Branche

  • Bekleidung

Herausforderung

  • E-Mail als Informationsverteiler Nummer eins ablösen
  • einfach zu bedienendes, flexibel gestaltbares und zukunftsgerichtetes Intranet konzipieren
  • Berechtigungsstrukturen für verschiedene Nutzergruppen erstellen
  • eigenen Bereich für Führungskräfte zur Verfügung stellen
  • Mobilfähigkeit des Portals gewährleisten
  • Intranet zweisprachig in Deutsch und Englisch bereitstellen

Lösung

  • SharePoint Online mit Modern UI

Nutzen

  • vereinfachte Informationsbereitstellung
  • verbesserte Kommunikation
Logo unseres Projektkunden TOM TAILOR Group

Die intuitive Pflege der Seite per drag-and-drop ermöglicht es uns, schnell und ohne großen Aufwand News rund ums Unternehmen bereitzustellen. Die dadurch entstehende Abwechslung der Beiträge und die Schnelligkeit, mit der wir kommunizieren können, schätzen die Kolleginnen und Kollegen sehr. Die Nutzerzahlen unterstreichen das, denn Beiträge und News werden regelmäßig von einem internationalen Publikum gelesen.

Harriet Weiler, Head of Corporate Communication bei der TOM TAILOR Group

Wer ist der Kunde?

Die TOM TAILOR Group zählt zu den bekanntesten Mode- und Lifestyle-Unternehmen in Europa. Mit ihrer Dachmarke TOM TAILOR und den Marken TOM TAILOR Denim und BONITA bietet sie modische Bekleidung und Accessoires im mittleren Preissegment an.

https://www.tom-tailor-group.com/

Vor welchen Herausforderungen standen wir?

Die TOM TAILOR Group wünschte sich ein Intranetportal, das vornehmlich Informationscharakter haben sollte, in dem die Mitarbeiter alle wichtigen Informationen und Dokumente intern wie extern rund um die Unternehmensgruppe zentral abrufen können. Bislang wurden alle Informationen nur per E-Mail und über einen File-Share verteilt, was allem voran aufwendig und unübersichtlich war.

Außerdem sollte das Intranet einen gesonderten Bereich enthalten, der Informationen und Dokumente ausschließlich für Führungskräfte bereitstellt.

Beiträge rund um das Unternehmen werden bei TOM TAILOR regelmäßig von einem internationalen Publikum gelesen
Der gesonderte Bereich ist über ein komplexes Berechtigungskonzept nur für Führungskräfte zugänglich

Da Office 365 schon vorhanden war, lag es nahe, das neue Intranet in SharePoint Online bereitzustellen. Im Vorfeld hatte die TOM TAILOR Group mit einer Werbeagentur ein ausführliches Konzept erarbeitet. In diesem war definiert, wie das neue Intranet aussehen und auf welche Weise die Inhalte zur Verfügung gestellt werden sollten. Die Herausforderung für uns lag darin, das Konzept der Werbeagentur in die Welt von SharePoint Online zu übertragen. Außerdem war es dem TOM TAILOR-Redaktionsteam wichtig, dass es das Intranet einfach bedienen sowie selbst Seiten anlegen und gestalten kann.

Wie lief das Projekt ab?

Wir analysierten zunächst genau das Konzept, das die TOM TAILOR Group mit ihrer Werbeagentur entwickelt hatte. Daraus ging hervor, dass es ein einfach zu bedienendes, flexibel gestaltbares und zukunftsgerichtetes Intranet werden sollte. Außerdem sollte es out-of-the-box responsive sein, damit keine Individualentwicklung notwendig und alles weitestgehend im Standard gehalten wird. Wir empfahlen deshalb SharePoint Online mit Modern UI.

Bereitstellung eines selbst entwickelten Intranet-Grundgerüsts mit eigener Taxonomie

Auf der Basis des Konzepts programmierten wir eine Grundstruktur in SharePoint Online - bestehend aus Seiten, Listen sowie Bibliotheken und stellten so ein Gerüst für Unterseiten des Intranets mit ausgewählten Webparts zur Verfügung. Diese kann das Redaktionsteam selbst gestalten und muss sie nur noch mit Inhalten füllen. Außerdem schrieben wir zusammen mit TOM TAILOR eine individualisierte Taxonomie. So konnten wir ein System zur Verschlagwortung zur Verfügung stellen, mit dem sich Inhalte bestimmten Kategorien zuordnen lassen.

Jeder Mitarbeiter hat auch mobilen Zugriff auf Neuigkeiten der TOM TAILOR Group
Informationen und News können von überall und zu jeder Zeit abgerufen werden

Ansprechende, individuell gestaltete Startseite

Die Startseite gestalteten wir individuell. Hier werden den Nutzern alle wichtigen Informationen ansprechend und auf einen Blick präsentiert. Wir integrierten das neue Hero Webpart - eine Linkliste aus dem Modern UI - als Teaser für aktuelle und besonders wichtige Informationen im Kopfbereich der Seite. Darunter banden wir einen News-Webpart ein, der die Teaser-Informationen mit aufgreift und ebenso ältere Nachrichten anzeigt. Über Quick-Links gelangen die Nutzer direkt zu häufig besuchten Seiten innerhalb des Intranets, wie zum Beispiel dem Kantinenplan oder zu externen Seiten.

Ein Kalender-Webpart zeigt wichtige bevorstehende Termine an. Außerdem banden wir ein externes Aktien-Webpart ein, das den Aktienkurs der TOM TAILOR Group anzeigt. Um die social collaboration und den gegenseitigen Austausch zwischen den Mitarbeitern anzuregen, banden wir einen Yammer-Feed ein. Darüber hinaus wünschte sich unser Kunde auch einen Instagram-Feed auf der Seite, den wir per JavaScript zur Verfügung stellten. So können sich die Nutzer darüber informieren, welche Online-Marketingaktionen gerade aktuell sind. TOM TAILOR nutzt ein Stellenmarkt-Tool, welches neue Stellenangebote automatisiert an externe Jobportale verteilt. Dieses sollte auch in das Portal integriert werden und mit Filter- und Paging-Möglichkeiten ausgestattet werden. Hier entwickelten wir extra für TOM TAILOR einen SPFx-Webpart in Microsoft Fabric UI für SharePoint Online. Diesen banden wir über einen XML-Feed an das Intranet an.

Entwicklung einer komplexen Berechtigungsstruktur

Eine weitere Anforderung des Konzepts war ein Informationsbereich für Führungskräfte innerhalb des Intranets zu erstellen, der nur Führungskräften zugänglich sein sollte. Hier entwickelten wir ein entsprechendes Berechtigungskonzept, das dies ermöglichte. Neben den Standardberechtigungen, die wir den Nutzern, dem Redaktionsteam und den Administratoren zuordneten, erstellten wir eine eigene Gruppe für Führungskräfte, sodass bestimmte Inhalte nur den Mitgliedern dieser Gruppe angezeigt werden.

Wie zeigt sich der Erfolg?

Das Nutzerverhalten spricht für den Erfolg unserer Lösung: Das Intranet wird von allen Mitarbeitern sehr gut angenommen. Alle Informationen rund um die Unternehmensgruppe können nun zentral an einem Ort abgerufen werden. Auch das Redaktionsteam ist sehr zufrieden mit der einfachen, intuitiven Bedienbarkeit und der Pflege des neuen Informationsportals.