Entwicklung eines SharePoint Knowledge Management-Systems für unseren Kunden

SharePoint Knowledge Management

basierend auf SharePoint 2013
für affilinet GmbH

BRANCHE

  • Internet und Onlinemedien

HERAUSFORDERUNG

  • Ablösung der File-Server durch neues System zur Dokumentenverwaltung
  • Mitarbeiter greifen europaweit darauf zu
  • keine klare Ordnung, Dokumente waren schwer auffindbar
  • Zusammenarbeit mit externen Standorten verbessern

LÖSUNG

NUTZEN

  • personalisierte Dashboards zeigen Anwendern relevante Dokumente an und können gemeinsam bearbeitet werden
  • Versionierung: aktuellstes Dokument steht zur Verfügung
  • starke Optimierung der Suche durch Erweiterung der Verschlagwortung
  • Site Collections werden zentral über Templates gesteuert, neu angelegt und aktualisiert
Logo unseres Projektkunden affilinet GmbH

SharePoint trägt definitiv zu einem optimalen Workflow bei und bringt unsere europaweit agierenden Offices zentral auf der Knowledge Management Suite zusammen.

Alexander Blanckarts, Director IT bei der affilinet GmbH

Wer ist der Kunde?

affilinet gestaltet seit 1997 mit Kunden die Onlinevermarktung von Produkten und Dienstleistungen. Als eines der führenden Netzwerke Europas bietet das Unternehmen Publishern, Advertisern und Agenturen durchdachte performante Lösungen.

Die Partnerprogramme und Kampagnen erzielen dauerhaften Erfolg durch den intelligenten Einsatz von Technologien und Datenanalysen. Darauf verlassen sich mehr als 3500 Advertiser und mehr als 700 000 Publisher, zum Beispiel Zalando, Thomas Cook, ADAC und Deutsche Bahn.

Mit Hauptsitz in München garantiert affilinet lokale Präsenz und exzellenten Service – auch über die Landesgesellschaften in England, Frankreich, Spanien, Österreich, der Schweiz und den Niederlanden. Das Unternehmen beschäftigt 200 Mitarbeiter und ist Teil der United Internet Gruppe.

Vor welchen Herausforderungen standen wir?

Die Dateien lagen auf mehreren File-Servern – dort wurden sie europaweit von Mitarbeitern bearbeitet und abgespeichert. So war die Zusammenarbeit mit externen Standorten verbesserungswürdig. Um zukünftig eine klare Ordnung, schnelle Auffindbarkeit und zügige Bearbeitung von Dokumenten sicherzustellen, entschied sich affilinet für ein neues System zur Dokumentenverwaltung.

Wie lief das Projekt ab?

Das Unternehmen entschloss sich, ein Knowledge-Management-System auf Basis von SharePoint 2013 aufbauen zu lassen, um den aktuell genutzten Fileshare abzulösen. Zu diesem Zweck veranstalteten wir mehrere Workshops, um alle Anforderungen aufzunehmen, und gemeinsam mit dem  Kunden eine Lösung zu entwickeln. Darüber hinaus berieten wir affilinet zu den passenden Lizenzen für SharePoint-Server, Office und Drittanbieter-Software.

Automatisierte Prozesse & geordnete Arbeitsräume

Auf SharePoint 2013 legten wir dazu Abteilungs-, Projekt-, Produkt- und Collaboration-Räume an, in denen die Daten verwaltet werden. Anlage- und Aktualisierungsprozesse der einzelnen Räume automatisierten wir mit dem Collaboration Manager von Solutions2Share.

Die Knowledge Management Suite von Layer2 leading solutions versieht alle Dokumente automatisch mit Metadaten. Der Collaboration Manager verteilt und aktiviert das Knowledge Management Suite-Website-Feature. Mit der aktuellen Lösung kann affilinet mit externen Standorten global zusammenarbeiten, indem Mitarbeiter über einen automatisierten Prozess eigene Arbeitsräume bereitgestellt bekommen. So erfolgt die Zusammenarbeit ebenfalls über die bestehenden Systeme.  

Wie zeigt sich der Erfolg?

Die Anwender finden alle relevanten Dokumente in ihren personalisierten Dashboards und können gemeinsam an den Dateien arbeiten. Zugleich gewährleistet die Versionierung, dass immer das aktuelle Dokument zur Verfügung steht. Die Knowledge Management Suite unterstützt die manuelle Verschlagwortung und sorgt dafür, dass wiederkehrende Tags korrekt gesetzt werden. Das Ergebnis: eine stark optimierte Suche.

Ebenso kann affilinet durch den Collaboration Manager die Abteilungs, Projekt-, Produkt- und Collaboration-Räume zentral über ein Template steuern, neu anlegen und aktualisieren.