Entwicklung eines Newsportals auf Basis von SharePoint 2013 für unseren Kunden

SharePoint Newsfeed 2013

Globales Newsportal auf SharePoint 2013
für NSB Group (Niederelbe Schiffahrtgesellschaft mbH & Co. KG)

Branche

  • Schifffahrt

Herausforderung

  • weltweite Verfügbarkeit des Intranets herstellen
  • Inhalte zentralisieren
  • E-Mails und Dokumentenversionen reduzieren

Lösung

Nutzen

  • leichtere Kommunikation über Plattform
  • gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten
  • ansprechende Oberfläche
Logo unseres Projektkunden NSB Group (Niederelbe Schiffahrtsgesellschaft mbH & Co. KG)

Unser Unternehmen besitzt jetzt ein modernes Intranet, das die Kommunikation vereinfacht und mit seiner zeitgemäßen Oberfläche zum Mitwirken anregt. Unsere Zusammenarbeit hat sich über alle Standorte hinweg verbessert.

Uwe Schmidt, Head of Information Management & Service bei NSB Group

Wer ist der Kunde?

Die 1982 gegründete Reederei NSB mit Hauptsitz in Buxtehude gehört zu den weltweit führenden Schiffsunternehmen – mittlerweile gehören 65 Schiffe zu ihrer Flotte. Sie bietet hauptsächlich Schiffsmanagement für Containerschiffe, Tanker und Offshore-Installationsanlagen an. Zudem leitet sie Bauprojekte und stellt Crews für eigene sowie fremde Schiffe zusammen. In ihrer eigenen NSBakademy bildet sie Personal aus – unter anderem mit Hilfe eines modernen Schiffssimulators.

Rund 130 Angestellte, 1700 Seefahrer und eine wachsende Zahl an Handelsvertretern arbeiten für die Reederei auf fünf Kontinenten.

http://nsb-group.com

Vor welchen Herausforderungen standen wir?

Die Auswirkungen der Weltwirtschaftskrise 2008 waren vier Jahre später auch in der Schifffahrt spürbar. NSB veränderte daraufhin seine  Geschäftsfelder und weitete seine Standorte schwerpunktmäßig nach Südostasien aus. Dabei zeigte sich: das bislang genutzte Intranet passte nicht mehr zu den neuen Strukturen.

So war das bisherige NaviGO ausschließlich in Buxtehude verfügbar und nur eingeschränkt skalierbar. Zudem fühlten sich die Mitarbeiter von der unzeitgemäßen Darstellung der Inhalte kaum angesprochen. 

Monitor mit Screenshot der "NaviGO"-Startseite, die wir für unseren Kunden NSB Group entwickelt haben
Beispiel der On-Premises-Variante des "NaviGO" - ein SharePoint Newsfeed

Der Kundenwunsch: ein weltweit verfügbares, einfacher zu bedienendes Intranet. Wir empfahlen der Reederei NSB, ein neu strukturiertes Informationsportal auf SharePoint 2013 aufsetzen zu lassen – mit zahlreichen nützlichen Eigenschaften:

  • Mobilfähigkeit durch responsive Darstellung 
  • zentralisierte Informationen: weniger E-Mails mit unterschiedlichen Dokumentversionen
  • Möglichkeit, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten – mit zentralen Team-Diskussionen

Für die Anforderungen der Reederei war der Layer2 LinkUp Cube INFO die perfekte Lösung. 

Wie lief das Projekt ab?

Zunächst veranstalteten wir einen Workshop, um mit NSB die Anforderungen und Umsetzung des neuen Intranets zu besprechen. Da die Server-Lizenzen vorlagen, setzten wir das neue NaviGO auf SharePoint 2013 On-Premise auf.

Wir übernahmen die SharePoint-Installation und das Aufsetzen der gesamten Enviroment. So entstanden zwei Komplettinstallationen, durch die das alte und neue NaviGO parallel betrieben wurden. Der Plan: die alten Inhalte nach und nach ins neue NaviGO zu migrieren.

Geringfügige Anpassungen

Aufgrund der früheren Erfahrungen mit dem alten, komplett individuell entwickelten Intranet wünschte sich der Kunde ein weitgehend standardisiertes Portal. Auf diese Weise wollte er bei der Portierung Probleme vermeiden. Deshalb beließen wir es bei kleineren Anpassungen.

Dashboard mit Newsslider

Auf dem Dashboard erhalten die Nutzer weltweit eine Übersicht neuester Informationen aus dem Unternehmen. Dazu gehören auch standorttypische Inhalte, die zentral und automatisiert zur Verfügung gestellt werden können.

Beispiel eines individualisierten SharePoint Dashboards auf einem Tablet
Mobilfähige Darstellung der News für unseren Kunden NSB Group auf dem Smartphone

Individualisierte Bereiche

Den Bereich NSB Group übernahmen wir aus SharePoint 2013, damit er im neuen Informationsportal gepflegt werden kann. Er besteht aus einer Weltkarte mit allen Standorten und Niederlassungen der Reederei. Wir erstellten für jeden Standort einen eigenen Bereich, für den ein Redakteur Inhalte liefert, pflegt und klassifiziert. Diese lassen sich anschließend der gesamten NSB Group zentral über das Dashboard zur Verfügung stellen. 

Zentralisierte Informationen

Sämtliche Bereiche zeichnen sich durch ihren zentralen Zugang zu Informationen aus. Den Bereich News statteten wir dazu mit einem RSS-Feed aus, um die firmeneigene Zeitung allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Im Bereich Wissen lassen sich Know-how-Dokumente zentral ablegen und pflegen, im Bereich Workspaces wiederum können Teams Dokumente gemeinsam bearbeiten und diskutieren. Der Vorteil: weniger E-Mails und Dokumentversionen.  

Gezieltere Suchoptionen

In einem zweiten Workshop beabsichtigten wir, das volle Potenzial der Suchabfragen und Suchregeln zu nutzen. Mitarbeiter sollten gezielt nach Informationen, Ansprechpartnern und Unterstützung recherchieren können. Zu diesem Zweck passten wir die Metadaten und Taxonomien an, und bauten so ein Wissensmanagement auf.

Wie zeigt sich der Erfolg?

NSB besitzt jetzt ein modernes Intranet, das die Kommunikation vereinfacht und mit seiner zeitgemäßen Oberfläche zum Mitwirken anregt. Neuigkeiten lassen sich schnell, zentral und automatisiert im Unternehmen verteilen, da jeder Standort über einen eigenen  Bereich mit Redakteur verfügt. Der Gedankenaustausch erfolgt nun hauptsächlich über die Plattform statt über umständliche E-Mails oder Gruppen-E-Mails. Die Mitarbeiter können Dokumente unkompliziert gemeinsam bearbeiten.

Fazit: Über alle Standorte hinweg hat sich die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert.