Entwicklung eines Social Intranets auf Basis von SharePoint für unseren Kunden
Zahl eins in eckigen Klammern

SharePoint Social Intranet

Publishing Portal mit SharePoint 2013 & Bootstrap
für pilot Hamburg GmbH & Co. KG

Branche

  • Marketing und Werbung

Herausforderung

  • E-Mail als internen Informationsverteiler ablösen
  • zentrales Dokumentenmanagement errichten
  • permanenten Zugriff auf Dateien und Informationen ermöglichen
  • bereichsübergreifende Zusammenarbeit verbessern
  • Mobilfähigkeit herstellen

Lösung

  • SharePoint 2013 On-Premises
  • Bootstrap

Nutzen

  • zügiger, intuitiver Überblick über Zuständigkeiten, Branchen, Prozesse und die wichtigsten Neuigkeiten der Agenturgruppe
  • Gruppenräume für bereichsübergreifende Zusammenarbeit
Logo unseres Projektkunden pilot Hamburg GmbH & Co. KG

Unser Intranet hat die interne Kommunikation sowie den Wissenstransfer innerhalb der Agenturgruppe entscheidend verbessert. Es ist für uns als zentrale Wissens- und Informationsplattform unverzichtbar geworden.

Markus Kempf, Director Corporate Marketing & Communications bei pilot Hamburg GmbH & Co. KG

Wer ist der Kunde?

pilot wurde im Jahr 1999 ursprünglich als Media-Agentur für klassische und digitale Medien gegründet. Heute zeichnet sich das Unternehmen als umfassender Agenturdienstleister mit vier Schwerpunkten aus: Media, Technologie, Kreation und Forschung.

So entstehen in den Büros in Hamburg, München, Berlin, Stuttgart und Wien zukunftsorientierte Kampagnen, die den Herausforderungen des digitalen Zeitalters gerecht werden. Dabei vertrauen bekannte Marken der Agentur ihre Kommunikationsziele an – etwa Jack Wolfskin, Ritter Sport, Procter & Gamble, Reemtsma, Volkswagen Bank und viele andere.

https://www.pilot.de/

Vor welchen Herausforderungen standen wir?

Ziel des Kunden war es, die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern. Ursprünglich fand der interne Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern im Wesentlichen über E-Mail und File-Server statt. Informationen über Zuständigkeiten, Vorgehensweisen und Branchen-News wurden per E-Mail verteilt, abteilungsübergreifend relevante Dokumente lagen auf einem File-Share.

pilot entschied sich, ein Intranet einzuführen, um jederzeit zentral auf Informationen und Dateien zugreifen zu können. Zudem sollte das System mobilfähig sein. 

Beispiel des fertigen Projekts auf einem Monitor für unseren Kunden pilot Hamburg GmbH & Co. KG
Ansicht des fertigen Dashboards des neuen Intranets auf einem Notebook

Wie lief das Projekt ab?

Für den Aufbau einer zentralen Wissens- und Informationsplattform wählte pilot ein Publishing Portal auf Basis von SharePoint 2013. In Workshops erarbeiteten wir ein suchgetriebenes Dashboard und entwarfen gemeinsam mit dem Kunden eine Taxonomie zur Kategorisierung der Inhalte.

Dashboard mit Newsslider

Auf dem Dashboard zeigen Slider unterschiedliche Newsartikel themen- und zielgruppenbezogen an. Dazu wandelten wir bisherige E-Mails in Newsartikel um und verschlagworteten sie.

Verbesserte Usabilty

Um die Usability zu steigern, ordneten wir den Kategorien grafische Elemente zu und modernisierten die klassische SharePoint-Listenansicht. Häufig genutzte Links brachten wir gut sichtbar als grafische Flächen auf dem Dashboard unter, damit das Portal als zentrale Startseite für den Arbeitsalltag dient und von den Mitarbeitern akzeptiert wird. So finden sich dort Absprungpunkte wie: Adressportal, Raumbuchungstool, Zeiterfassung und Wikis.

Responsive Dashboard mit Newsslider dargestellt auf einem Tablet
Mobile Ansicht unseres Social Intranet Dashboards auf einem Smartphone

Mobilfähiges Portal

Das Unternehmen wünschte sich ein mobilfähiges Portal, um auch extern auf spezielle Inhalte zugreifen zu können. Für diese Umsetzung empfahlen wir Bootstrap als modernes Framework.

Übersichtliche Informationen

Das Portal reicherten wir an mit einem Bereich für neue Mitarbeiter, mit Informationen an Kollegen und mit einem zentralen Unternehmens-Newsfeed. Suchfenster zeigen persönliche Informationen wie Termine, Aufgaben und Dokumente des Benutzers dynamisch an.

Verbesserte Interaktion

Gruppenräume unterstützen die Zusammenarbeit der Teams. Dort liegen die jeweiligen Dokumente – mit der Möglichkeit, sie parallel zu bearbeiten. 

Wie zeigt sich der Erfolg?

Die umfangreiche Nutzung untermauert: Die Belegschaft von pilot hat das Publishing Portal im modernen Design sehr gut angenommen. Das suchgetriebene Dashboard hilft im Arbeitsalltag allen Mitarbeitern, einen zügigen, intuitiven Überblick zu erhalten – sowohl über die Zuständigkeiten, die Branche und die Prozesse als auch über die wichtigsten Neuigkeiten der Agenturgruppe.

Dabei unterstützen individuelle Elemente die bereichsübergreifende Zusammenarbeit: zum Beispiel persönlich zugewiesene Aufgaben oder Dokumenten-Uploads in den Gruppenräumen.