SharePoint Website

moderne, frische & mobilfähige Internetseite auf Basis von SharePoint 2016
für den AUMA – Verband der deutschen Messewirtschaft

Branche

  • Messewirtschaft

Herausforderung

  • Umsetzung einer modernen, frischen, klar strukturierten Website
  • Responsive Design
  • Bedienung für Redakteure vereinfachen
  • Bearbeitung und Pflege der Website so flexibel wie möglich machen
  • Mehrsprachigkeit (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch)
  • friendly URLs abbilden
  • Migration der Inhalte aus SharePoint 2007 nach SharePoint 2016

Lösung

  • SharePoint 2016 On-Premises
  • React als Frontend Framework
  • SCSS und HTML5 als moderner Webstandard

Nutzen

  • einfachere, unkompliziertere Handhabung der Website in den vier Sprachen
  • höhere Akzeptanz und Zufriedenheit auf Seiten der Redakteure
  • verbesserte Usability durch modernes, frisches Design
  • bessere Performance

Wir haben zusammen mit Layer2 einen umfassenden Relaunch unserer Website realisiert. Mit dem Ergebnis sind wir sehr zufrieden: einfachere Handhabung, schlankere Strukture und hohe Zufriedenheit – extern wie intern.

Harald Kötter, Geschäftsbereichsleiter ÖA und Messen Deutschland beim AUMA - Verband der deutschen Messewirtschaft

Wer ist der Kunde?

Als Verband der deutschen Messewirtschaft vertritt der AUMA die Interessen der Aussteller, Veranstalter und Besucher von Messen in Deutschland. Zudem informiert er Aussteller und Besucher über das weltweite Messeangebot, verantwortet er das Dach-Marketing für den Messeplatz Deutschland im In- und Ausland, und koordiniert das Auslandsmesseprogramm des Bundeswirtschaftsministeriums. Weitere Aufgabenfelder sind die Forschung sowie die Unterstützung von Aus- und Weiterbildung.

Vor welchen Herausforderungen standen wir?

Der AUMA strebte einen Relaunch seiner Internetseite an, die wir einige Jahre zuvor auf SharePoint 2007 umgesetzt hatten. Die neue Website sollte moderner, frischer, responsive und klar strukturiert sein. Außerdem sollte SharePoint wieder als Technologie dienen, um bereits vorhandenes Entwicklungs-Know How auf Seiten des AUMA weiter nutzen zu können. Unsere Empfehlung lautete deshalb: SharePoint 2016 On-Premises als .NET-basiertes CMS.

Wichtig war dem Kunden die leichte und komfortable Bedienbarkeit für die Redakteure. Die Bearbeitung der Bereiche auf der Website sollte so flexibel wie möglich sein. Der AUMA wünschte sich ebenfalls wieder einen mehrsprachigen Internetauftritt. Den Usern soll die Möglichkeit geboten werden zwischen Englisch, Deutsch, Französisch und Spanisch zu wählen.

Eine weitere Herausforderung für uns: Die Abbildung von friendly URLs in SharePoint, um den Websitebesuchern das Auffinden von Inhalten zu erleichtern sowie die Seite für Suchmaschinen zu optimieren.

Wie lief das Projekt ab?


Da die alte Datenstruktur aus SharePoint 2007 nicht übernommen werden sollte, war eine komplette Neustrukturierung in SharePoint 2016 notwendig. Einige Inhalte, wie das Messelexikon, Inhaltsseiten und Publikationen wurden per Script automatisiert migriert, so entfielen manuelle Kopierarbeiten.
Um die Arbeit der Redakteure zu vereinfachen, legten wir nur wenige SharePoint-Seitentemplates an und entschieden uns stattdessen für einen modularen Aufbau der Design- und Strukturierungselemente. Die Bearbeitung und Aufteilung der Bereiche auf der Website sind somit für die Redakteure sehr flexibel. Das Design der neuen Website entwickelte zuvor eine Werbeagentur. Diese brieften wir hinsichtlich der Anforderungen und Besonderheiten, die beim Designentwurf für SharePoint-Anwendungen beachtet werden müssen. Die Agentur lieferte uns den HTML- und CSS-Code, den wir in SharePoint integrierten, um die Module für die Redakteure in SharePoint einsatzbereit zu machen.

Moderner & strukturierter Aufbau

Es gibt eine angepasste Navigation als Megamenü. So erhält der Nutzer sofort einen Überblick über die Themen und Inhalte der Website. Auf der Startseite gibt es verschiedene Möglichkeiten, News zu präsentieren. Zum Beispiel werden ausgewählte News im Header dargestellt und weiter unten auf der Seite in Kartenform mit Vorschaubild angezeigt. Das Newsmodul kann nach unterschiedlichen Kategorien gefiltert werden. Die Verschlagwortung wurde uns vom AUMA zur Verfügung gestellt, wird dort intern weiter gepflegt und ständig erweitert. Textstrukturierungsmodule geben der Website eine klare Struktur. Die Redakteure können unter anderem Tabellen, Tablisten und Kontakte im Design der Agentur einfügen. Content-Slider, Teasermodule, Fotogalerien, Datenvisualisierungen mit Infografiken, Infoboxen und viele weitere Designelemente sind auf der Website flexibel einsetzbar.

Custom Actions

Der Kunde wünschte sich einen angepassten Rich Text Editor, der vom Look and Feel an bekannte Textverarbeitungsprogramme, wie zum Beispiel Word, angelehnt sein sollte, um die Arbeit der Redakteure noch einfacher zu machen. Die Agentur sah vor, nur bestimmte Styles in den SharePoint Rich-Text-Editor einzubinden. Dementsprechend passten wir diese an und schränkten weitere Textformatierungsmöglichkeiten ein. Zusätzliche Elemente für die Textstrukturierung, die im Standard nicht vorhanden sind, banden wir über Custom Actions in den SharePoint-Ribbon ein.

Globale Metadaten für Publikationen & Grafikdownloads

Wir entwickelten ein Modul, das Publikationen auf der Seite anzeigt. In einem kleinen Web-Shop können diese beim AUMA bestellt werden. Der User kann hier nach Themengebieten filtern und Publikationen in unterschiedlichen Sprachen herunterladen oder bestellen.

Über SharePoint „Dokumentensets“ werden die Dokumente einer Publikation gruppiert. Auf Ebene der Dokumentensets werden Metadaten, wie zum Beispiel der Titel oder das Themengebiet vergeben. Diese gelten dann für alle Dokumente und Dateien, die in der Dokumentenmappe abgelegt werden. Den gleichen technischen Ansatz wendeten wir auch für den Bereich „Grafikdownload“ an. 

Newslettertool

Der Kunde nutzt ein HTML-Newsletterversandportal eines Drittanbieters. Über eine API, die wir in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung des AUMA entwickelten, banden wir dieses an die Website an. Der Newsletter-Redakteur hat somit die Möglichkeit, bei der Erstellung des Newsletters Newsmeldungen auf der Webseite auszuwählen, die in der nächsten Ausgabe versendet werden sollen. Metadaten sorgen dafür, dass die Newsmeldungen dann einer Newsletter-Ausgabe und einer Newsletter Edition zugeordnet werden, weshalb sie auf der Webseite gruppiert dargestellt werden können.

Migration des Messelexikons

Wir migrierten den Content des vorhandenen Messelexikons und implementierten die gewünschten Funktionalitäten in SharePoint 2016. Die User haben die Möglichkeit, relevante Lexikoneinträge auf einer Leseliste zu speichern, sich dort die gespeicherten Artikel anzusehen und diese dann als formatiertes Dokument auszudrucken. 

Mehrsprachigkeit & friendly URLs

Die Internetseite wird in vier Sprachen – Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch – zur Verfügung gestellt. Die Sprachversionen sind über das SharePoint Variation Feature automatisch miteinander verbunden, bedeutet: Die Seiten müssen untereinander nicht manuell verlinkt und zugeordnet werden. Diese Funktionalität bringt SharePoint 2016 out-of-the-box mit.

Für die bessere Lesbarkeit sowie die Suchmaschinenoptimierung sollten friendly Urls verwendet werden. In der SharePoint-Standardeinstellung sind diese nicht vorhanden. Diese Anforderung setzen wir mit dem SharePoint Feature Managed Metadata um. Die Redakteure sind nun in der Lage short URLs zu vergeben, die unter anderem in Printmedien oder in den Social-Media-Kanälen verwendet werden.

Wie zeigt sich der Erfolg?

Die Redakteure arbeiten sehr gern mit der neuen Website. Der Zufriedenheitsgrad ist durch den Relaunch sehr gestiegen. Die einfache und unkomplizierte Handhabung beim Erstellen oder Bearbeiten von Inhalten, sorgt für hohe Akzeptanz.

Das moderne, frischere Design mit einer besseren Performance hilft den Kunden des AUMA dabei, Inhalte leichter zu finden. Die Mobilfähigkeit wird als großes Plus gewertet, weil die User sich intuitiv über die Seite bewegen können.