Entwicklung eines SharePoint Knowledge Management-Systems für unseren Kunden

SharePoint Wissensmanagement

basierend auf Microsoft Office 365 in mit Verbindung SharePoint Online
für FRANK-Gruppe Hamburg

BRANCHE

  • Immobilien

HERAUSFORDERUNG

  • Ablösung der E-Mail als internen Informationsverteiler
  • Zentrales Informations- und Dokumentenmanagement
  • Bereichsübergreifende Zusammenarbeit optimieren
  • Geschäftsprozesse digitalisieren

LÖSUNG

NUTZEN

  • Wissen und Informationen zentral an einem Ort und somit schneller auffindbar
  • Zugriff auf Daten zu jederzeit möglich
  • Prozesse sind effizienter und sparen Zeit
Logo unseres Projektkunden FRANK-Gruppe Hamburg

Wir verbessern mit Microsoft SharePoint maßgeblich unser Wissens- sowie Informationsmanagement und schaffen eine wichtige Grundlage für die nachhaltige Unternehmensentwicklung der FRANK-Gruppe.

Götz Reppel, EDV-Leiter der FRANK-Gruppe

Wer ist der Kunde?

Die FRANK-Gruppe ist ein mittelständisches Immobilienunternehmen mit Hauptsitz in Hamburg und Niederlassungen in Kiel und Hofheim am Taunus.

Neben den Kernbereichen Development, Asset Management und Property Management bietet das Unternehmen zahlreiche Dienstleistungen rund um die Immobilie: von Energie-Contracting und energetischer Sanierung bis hin zu Facility Management.

Die FRANK-Gruppe verwaltet heute rund 20.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten aus eigenem und fremdem Bestand. Das 1925 gegründete Familienunternehmen beschäftigt 260 engagierte Mitarbeiter und ist für die Umsetzung innovativer Wohnungsbauprojekte mehrfach ausgezeichnet worden.

http://www.frankgruppe.de

Vor welchen Herausforderungen standen wir?

Unser Kunde tat sich zunehmend schwer, bei projektspezifischen Themen über drei Standorte und unterschiedliche Geschäftsbereiche hinweg zu arbeiten. Eine engere Verknüpfung mit mehr Effizienz war erforderlich. Deshalb plante die FRANK-Gruppe, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Außerdem sollte der interne Informations- und Kommunikationsfluss verbessert werden – für mehr Motivation unter den Mitarbeitern.

Häufige Informationsverluste

Bis dato stellte die FRANK-Gruppe in verschiedenen Systemen sämtliche Informationen bereit, die dort jedoch nur schwer auffindbar waren. Mitarbeiter teilten Informationen per E-Mail – das bedeutet: Sie wurden nicht einheitlich oder strukturiert verarbeitet und waren sogar mehrfach vorhanden. Das Unternehmen pflegte eine Vielzahl von Listen, um Informationen bereitzustellen. So entgingen einzelnen Mitarbeitern immer wieder wichtige Informationen, zum Beispiel über neu eingestelltes Personal. Abhilfe schaffen sollte ein Portal als zentrale Informations- und Wissensmanagement-Plattform – mit internen, automatisiert optimierten Arbeitsprozessen. Dabei war auch das Ziel, die Zusammenarbeit mit externen Partnern zu unterstützen.

Wie lief das Projekt ab?

Die FRANK-Gruppe wünschte sich eine einfach zu bedienende und kostengünstige Lösung, die auch die Einbindung fremder Systeme ermöglicht. Unsere Empfehlung lautete deshalb: Office 365 verbunden mit SharePoint Online.

Gemeinsam mit dem Kunden analysierten wir in Workshops den Ist-Zustand und erarbeiteten gemeinsam seine Anforderungen. Aus den gewonnenen Erkenntnissen entstand ein präzise abgestimmtes Konzept. 

Eine einfach zu bedienende Plattform für FRANK-Gruppe
Teamsites helfen der Frank-Gruppe dabei die interne Zusammenarbeit zu verbessern.

Zentraler Ort für Teams & Projekte

Um die Zusammenarbeit innerhalb der FRANK-Gruppe zu verbessern, erstellten wir Teamsites. Sie bieten eine schnelle und einfache Übersicht über Mitglieder, Dokumente, Termine und Neuigkeiten des Teams. Separate Projekträume machen die Projektarbeit effizienter, weil die Projektdokumente in einer speziellen Dokumentenbibliothek zentral angelegt werden.

Helpdesk - ein einfaches Ticketsystem für die IT

Mit dem Helpdesk lassen sich Dokumentationen und Dokumente zentral an einem Ort finden. Mitarbeiter pflegen sie also nicht mehr doppelt und können sie gemeinsam bearbeiten. Automatisierte Tickets mit E-Mail-Benachrichtigung sorgen für eine effektivere Verarbeitung.

Mithilfe unseres Ticketsystems werden Tickets durch eine E-Mail-Benachrichtigung effektiver verarbeitet.

Ansprechpartner schneller finden

Unser neues Portal ermöglicht es dem Kunden, Mitarbeiterprofile mit Kontaktinformationen schneller zu finden und zu organisieren.

Stetige Aktualität durch gezielte Verbreitung

Wir richteten einen zentralen Bereich für Neuigkeiten ein, in dem diese verschlagwortet werden. So erscheinen die Informationen auf einzelnen Teamsites oder für alle sichtbar auf der Startseite der FRANK-Gruppe. Dort erhalten sämtliche Mitarbeiter zahlreiche weitere Informationen: zum Beispiel aus der IT sowie über Veranstaltungen und neues Personal.  Zudem stellt ein regelmäßiger Pressespiegel branchenspezifische Inhalte aus Internet und Zeitung zur Verfügung.

Verbesserte Usability & hohe Akzeptanz

Häufig genutzte Links integrierten wir fest in die Startseite, damit jeder Mitarbeiter das Portal als zentrale Anlaufstelle für den Arbeitsalltag nutzt. Die Quick Links verbessern die Usability des Portals und steigern auch die Akzeptanz beim Personal – denn so gelangt es zum Beispiel schneller zu Urlaubsanträgen oder zum Help Desk. 

Beispiel: direkter Zugang zum Urlaubsantragsformular

Wie zeigt sich der Erfolg?

Die FRANK-Gruppe ist nun in der Lage, mit Office 365 und SharePoint Online Informationen und Wissen zentral an einem Ort abzulegen. Außerdem können die Mitarbeiter an jedem Ort und zu jeder Zeit auf die Daten im Portal zugreifen. Der Austausch über Abteilungen und Standorte hinweg bereitet keine Probleme mehr.

Mit unserer Hilfe ist es der FRANK-Gruppe gelungen, ein Portal für ein umfassendes Wissensmanagement aufzubauen und durch die Digitalisierung manuelle Prozesse erheblich zu optimieren. Eine eigene IT-Infrastruktur ist nicht mehr nötig, da sich alle Dienste von Office 365 automatisch im Hintergrund aktualisieren. Hohe Investitionen für Server entfallen und die IT ist zudem immer auf dem neuesten Stand.