Effizientes Projektmanagement mit Microsoft Teams und Salesforce CRM
60 Standorte in 40 Ländern
weltweit 850, 30 in Deutschland
M&A und Corporate Finance
Cube for Teams und Salesforce CRM
"Die maßgeschneiderte Lösung Cube for Teams hat unsere Arbeitsabläufe vereinfacht und die Zusammenarbeit sowie den Zugriff auf Informationen deutlich optimiert."
Wer ist Oaklins Germany?
Oaklins Germany (Oaklins Germany AG) ist das deutsche Team von Oaklins International. Oaklins ist weltweit mit 850 Professionals an über 60 Standorten in 40 Ländern aktiv. In mehr als 200 erfolgreichen Projekten pro Jahr berät Okalins seine Mandanten bei Unternehmensverkäufen und -käufen, bei der Nachfolgeplanung und bei der Umsetzung von Expansionsstrategien sowie bei Unternehmenswertermittlungen und Debt Advisory-Aufgaben. Auf allen Projekten arbeiten die Professionals in internationalen Teams zusammen. So ist Oaklins wir für seine Mandanten jederzeit rund um den Globus präsent. In Deutschland begleitet das Unternehmen seine Mandanten mit 30 Expert:innen von den Standorten Hamburg und Frankfurt aus. Oaklins Germany ist seit über 70 Jahren am Markt aktiv und damit die älteste M&A-Beratung in Deutschland.
Oaklins hat spezialisierte Industriegruppen aufgebaut, um seine umfangreichen Marktkenntnisse zu bündeln und globale Industriekontakte effizient zu nutzen. Das fundierte Fachwissen erstreckt sich über eine Vielzahl von Branchen, darunter: Maschinen- und Anlagenbau/industrielle Fertigung, TMT (insbesondere Software (SaaS) und IT-Services), Food & Beverage, Healthcare (Geräte, Verbrauchsartikel, Services), Heimtierbedarf, Handel und Konsumgüter, Dienstleistung, Bauwirtschaft, Automobilindustrie, Logistik, Luftfahrt, Energiewirtschaft, Immobilienwirtschaft und Agrarwirtschaft.
Vom traditionellen Server zur modernen Cloud-Lösung mit Microsoft Teams
Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, eine effiziente Datenverwaltung zu etablieren und die traditionelle Server-Dateiablagestruktur abzulösen, weil es insbesondere für neue Mitarbeitende schwierig war, Projekte und dazugehörige Informationen zu finden. Jedes Projekt hatte zudem eine individuelle Dateistruktur und war nur mithilfe erfahrener Berater:innen zu durchdringen.
Eine optimierte Suche durch die Verschlagwortung von Teams und Dateien, die Schaffung eines Wissensarchivs und die Integration mit Salesforce CRM sollten unserem Kunden dabei helfen, die Kommunikation und die Zusammenarbeit zu verbessern, um die Effizienz und Produktivität der Projektteams zu steigern.
Microsoft Teams war bereits seit 2019 im Einsatz und erwies sich als nützliches Werkzeug für die Projektverwaltung und die Kommunikation mit Mandanten. Mit einem Team von rund 25 Mitarbeitenden in Deutschland, die jährlich bis zu 70 Projekte betreuten und gleichzeitig bis zu 100 Projekte parallel verwalten, wurde die Archivierung abgeschlossener Projekte zu einem wichtigen Aspekt. Die anfängliche Lösung, inaktive Teams einfach auszublenden, erwies sich als ineffizient, da die Liste der Teams immer länger wurde. Oaklins Germany AG benötigte eine Archivierungslösung, die es ermöglicht, in den historischen Daten zu suchen und gleichzeitig SharePoint-Speicherplatz freizugeben.
Das Teilen von Dokumenten mit externen Partnern und die externe Benutzerverwaltung stellten unseren Kunden vor eine weitere
Herausforderung. Das Rechtemanagement über SharePoint war kompliziert und nicht intuitiv. Unser Kunde wollte den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden mit der neuen Lösung Cube for Teams erleichtern und gleichzeitig technologisch auf dem neuesten Stand bleiben.
Optimierte Projektorganisation durch Integration von Microsoft Teams und Salesforce CRM
Gemeinsam mit dem Projektteam von Oaklins Germany analysierten wir die bestehenden Prozesse und die vorhandenen Strukturen inklusive aller Daten und Informationen. Mit dem Ziel diese in abgestimmte Templates und in eine einheitliche Struktur zu übertragen.
Automatisierung des Projekt-Lifecycles in Microsoft Teams
Salesforce CRM dient als Quelle für die Projekte. Sobald eine Opportunity einen bestimmten Status erreicht, wird sie zu einem Projekt. Es gibt zwei Templates für Projekte: Sales und Buy. Jedes Template beinhaltet für sich eine SharePoint-Site, ein Teams mit einem Kanal, der eine einheitliche Ordnerstruktur beinhaltet, in der sich jede:r Mitarbeiter:in zurecht findet. Wird ein Template in Salesforce ausgewählt, wird der Lifecycle-Prozess in Microsoft Teams gestartet. Dieser umfasst die automatisierte Anlage eines Teams und eines Kanals mit allen Ordnern.
Transparenz in Projekten: Synchronisierung von Salesforce-Daten in SharePoint Online für klare Übersichten
Projektrohdaten von relevanten Projekten, die Teil als auch nicht Teil, der Microsoft Teams-Struktur sind, werden im Hintergrund aus Salesforce in eine SharePoint-Liste synchronisiert, um sie in den Dashboards auffindbar zu machen. So erhalten alle Mitarbeitenden eine transparente Projektübersicht und einen vollumfänglichen Zugriff auf alle projektbezogenen Informationen.
Automatische Verschlagwortung für neu angelegte Teams
Um Opportunities, Projekte und bestehende Dokumente auffindbar zu machen, wurden die Ordner mit Metadaten versehen. Neue Teams erhalten diese automatisch, was zu optimalen Suchergebnissen führt. Die Filter unterstützen die Mitarbeitenden dabei, ihre Suchergebnisse zu verfeinern.
Überführung der bestehenden Teams in die neue Struktur
Ungefähr 100 bestehende Teams mussten in die neue Struktur integriert werden, damit auch diese Metadaten erhalten, um in den Dashboards auffindbar zu sein. Per Skript wendeten wir die neue Struktur auf die bestehenden Teams an.
Da alle Projektleiter:innen vorher eine individuelle Dateiablage hatten, war es uns nicht möglich, die Dateien automatisiert in die neue Struktur zu übertragen. Also entschieden wir, diese ebenfalls per Skript in einen übergeordneten Backup-Folder zu verschieben. Anschließend übertrugen die Projektteams die Dateien in die neue Ordnerstruktur, um den Dokumenten Metadaten zuzuweisen.
Filter- und suchbasierte Dashboards für Projekte und Dokumente
Es gibt zwei verschiedene Dashboards, die als App in Microsoft Teams eingebunden sind. Eins zeigt alle Projekte an. Die Filter setzen sich Salesforce-Abhängigkeiten zusammen, sodass die Mitarbeitenden sehr genaue Suchergebnisse zu Opportunities und Projekten erhalten, ohne einen Suchbegriff eingeben zu müssen.
Das zweite Dashboard zeigt alle Projektdokumente an. Die Filter orientieren sich an der Ordnerstruktur und den Abhängigkeiten der Dateien. Durch die einheitliche Ordnerstruktur in allen Projekten, erhalten die Mitarbeiter:innen sehr schnell ein zielgerichtetes Suchergebnis.
Die Volltextsuche in beiden Dashboards unterstützt sie dabei, Inhalte gezielt zu durchsuchen.
Projekte im Griff: Archivierung und Reaktivierung von Teams für klare Strukturen und effiziente Nutzung
Eine Archivierungsliste mit Buttons zum Archivieren und Reaktivieren von Teams bietet eine Übersicht über abgeschlossene und aktive Projekte.
Wird ein Team archiviert, werden alle Mitglieder und Owner aus dem Team entfernt und ein Service-Account als Owner gesetzt. Gleichzeitig werden alle alten Dateiversionen entfernt und nur die aktuellen behalten. Einerseits sind die Teams dann nicht mehr über die Microsoft Teams-Oberfläche zu finden, was zu einer besseren Übersicht führt. Andererseits führt die Versionsbereinigung zu einer deutlichen Reduzierung des SharePoint-Speicherplatzes. Die Dateien bleiben aber weiterhin als Wissensspeicher über die Dashboards auffindbar.
Beim Reaktivieren eines Teams werden die Projektleiter:innen aus Salesforce wieder als Owner eingesetzt. Anschließend fügen sie die gewünschten Mitglieder hinzu. Das Team ist erneut über die Microsoft Teams-Oberfläche verfügbar und alle haben Zugriff auf die Kommunikation sowie alle aktuellen Dateiversionen des Projekts.
Mit Microsoft Teams und Salesforce CRM am Puls der Zeit
Durch die Implementierung unserer maßgeschneiderten Microsoft Teams-Lösung Cube for Teams in Kombination mit Salesforce CRM konnte Oaklins Germany AG ihre Projektverwaltung erheblich verbessern. Die Einführung von einheitlichen Ordnerstrukturen, automatischer Verschlagwortung und optimierten Dashboards hat die Effizienz und Übersichtlichkeit maßgeblich gesteigert. Die Integration von Archivierungs- und Reaktivierungsprozessen spart SharePoint-Speicherplatz und sorgt dafür, dass alle wichtigen Daten weiterhin zugänglich bleiben. Insgesamt hat die Modernisierung der Datenverwaltung in Microsoft Teams nicht nur die Arbeitsabläufe vereinfacht, sondern auch die Zusammenarbeit und den Zugriff auf Informationen deutlich optimiert. Oaklins Germany AG ist nun bestens gerüstet, um den Anforderungen der Zukunft gerecht zu werden und technologisch auf dem neuesten Stand zu sein.
"Dank der Integration von Microsoft Teams und Salesforce CRM konnten wir unsere Projektverwaltung erheblich verbessern und die Effizienz unserer Teams steigern."
Entdecken Sie Ihre Möglichkeiten mit Microsoft Teams und Microsoft 365.
