Migration Lotus Notes nach SharePoint 2013 On-Premises

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Referenz Layer2 collaboration works: Icon für Microsoft-Lösung
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Microsoft SharePoint 2013 On-Premises

"Das neue Adressportal auf Basis von SharePoint 2013 On-Premises wurde von Layer2 collaboration works genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten. Es ist einfach zu bedienen und sehr gut strukturiert."
Tanja Schumacher  |  Assistentin der Geschäftsführung bei pilot Hamburg GmbH & Co. KG

Wer ist pilot?

pilot wurde im Jahr 1999 ursprünglich als Media-Agentur für klassische und digitale Medien gegründet. Heute zeichnet sich das Unternehmen als umfassender Agenturdienstleister mit vier Schwerpunkten aus: Media, Technologie, Kreation und Forschung. In den Büros in Hamburg, München, Berlin, Stuttgart und Wien entstehen zukunftsorientierte Kampagnen, die den Herausforderungen des digitalen Zeitalters gerecht werden. Dabei vertrauen bekannte Marken der Agentur ihre Kommunikationsziele an – etwa Jack Wolfskin, Ritter Sport, Procter & Gamble, Reemtsma, Volkswagen Bank und viele andere.

Einblicke in das Büro unseres Kunden pilot © pilot

Von Lotus Notes nach SharePoint 2013 On-Premises

Bislang speicherte pilot alle Adressen auf einem Lotus Notes Server, der durch SharePoint abgelöst werden sollte. Die Adressen bestanden aus einer Firmen-, Standort- und Kontaktliste. Die Kontakte existierten jeweils einmal mit Firma und einmal ohne. Ziel war es, sämtliche Listen des Unternehmens miteinander zu verknüpfen. Lotus Notes wurde nicht richtig gepflegt, weshalb sich pilot ein System wünschte, das sich in SharePoint integrieren lässt. Zudem sollte es die Möglichkeit geben, die Adressen nach Excel zu transportieren. 

Eine willkommene Modernisierung

Wir entwickelten ein Migrations-Tool, das über einen CSV-Export aus Lotus Notes heraus, alle Daten nach SharePoint On-Premises überträgt. Während der Migration passte es die Datenstruktur von Lotus Notes gleich an die neue SharePoint-Struktur an – eine willkommene Modernisierung. Pro Datensatz gibt es einen Genehmigungsprozess, Nach Freigabe wird der Kontakt im Adressportal gespeichert.

Migriertes Adressportal auf Basis von SharePoint 2013 On-Premises bei unserem Kunden pilot
SharePoint-Webpart zum Bearbeiten von Adressen im Portal unseres Kunden pilot

Einfachere Adresspflege in SharePoint

Mit unserem System kann der Kunde seine Adressen über einen übersichtlichen SharePoint-Webpart pflegen. So lassen sich Standort, Firma und Kontakt viel leichter anlegen als mit einer kompliziert zu bedienenden SharePoint-Liste. Eine Suchfunktion ermöglicht die Prüfung, ob Kontakte bereits vorhanden sind. Zugleich können die Adressen problemlos geändert werden – etwa durch das Eintragen neuer Standorte.

Müheloser Excel-Export

Durch unsere Migration des Portals nach SharePoint 2013 On-Premises lassen sich Adressen mühelos nach Excel exportieren. Auf diese Weise entstehen Adresslisten, die der Kunde zum Beispiel für Adressaufkleber nutzen kann. So reduziert er seinen Zeitaufwand.

SharePoint-Liste als Datenquelle

Im Hintergrund dient eine SharePoint-Liste als Datenquelle. Diese wird über den Webpart automatisch abgeglichen.

SharePoint 2013 On-Premises überzeugt

pilot arbeitet jetzt mit einem schnellen und gut strukturierten System, das deutlich Arbeitszeit spart. Das optimierte User Interface ist viel einfacher bedienen als auf dem vorherigen Lotus Notes Server und sorgt für eine optimierte Usabilty.

"Das neue Adressportal auf Basis von SharePoint 2013 On-Premises wurde von Layer2 collaboration works genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten. Es ist einfach zu bedienen und sehr gut strukturiert."
Tanja Schumacher  |  Assistentin der Geschäftsführung bei pilot Hamburg GmbH & Co. KG
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