SharePoint-Intranet als zentrale Wissens- und Informationsplattform

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Hamburg, München, Berlin, Stuttgart und Nürnberg

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400

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Branche

Marketingdienstleistungen

Referenz Layer2 collaboration works: Icon für Microsoft-Lösung
Lösung

Microsoft Sharepoint 2013 On-Premises und Bootstrap

"Unser SharePoint-Intranet hat die interne Kommunikation sowie den Wissenstransfer innerhalb der Agenturgruppe entscheidend verbessert."
Markus Kempf  |  Director Corporate Marketing & Communications bei pilot Hamburg GmbH & Co. KG

Wer ist pilot?

Gegründet wurde pilot im Jahr 1999 ursprünglich als reine Mediaagentur. Heute ist das Unternehmen ein umfassender Full-Service-Dienstleister für moderne Markenkommunikation. So entstehen in den Büros in Hamburg, München, Berlin, Stuttgart und Wien zukunftsorientierte Kampagnen, die den Herausforderungen des digitalen Zeitalters gerecht werden. Bekannte Marken wie Jack Wolfskin, Ritter Sport, Procter & Gamble, Reemtsma oder Volkswagen Bank vertrauen der Agentur ihre Kommunikationsziele an.

Ein Blick in das Büro unseres Kunden pilot

Verstreute Informationen über die ganze Agenturgruppe hinweg

Ziel des Kunden war es, die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern. Ursprünglich fand der interne Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitenden im Wesentlichen über E-Mail und File-Server statt. Informationen über Zuständigkeiten, Vorgehensweisen und Branchen-News wurden per E-Mail verteilt, abteilungsübergreifend relevante Dokumente lagen auf einem File-Share.

pilot entschied sich, ein Intranet auf Basis von SharePoint 2013 On-Premises einzuführen, um jederzeit zentral auf Informationen und Dateien zugreifen zu können. Zudem sollte die Plattform mobilfähig sein. 

SharePoint-Intranet als zentrale Wissens- und Informationsplattform

Für den Aufbau einer zentralen Wissens- und Informationsplattform wählte pilot ein Publishing Portal auf Basis von SharePoint 2013 On-Premises. In Workshops erarbeiteten wir ein suchgetriebenes Dashboard und entwarfen gemeinsam mit dem Kunden eine Taxonomie zur Kategorisierung der Inhalte.

Grafische responsive Darstellung des SharePoint Social Intranets von pilot
Newsslider auf der Intranet-Startseite von pilot

SharePoint-Startseite mit Newsslider

Auf der Startseite des Intranets zeigen Slider unterschiedliche Newsartikel themen- und zielgruppenbezogen an. Dazu wandelten wir bisherige E-Mails in Newsartikel um und verschlagworteten sie.

Verbesserte Usabilty

Um die Usability zu steigern, ordneten wir den Kategorien grafische Elemente zu und modernisierten die klassische SharePoint-Listenansicht. Häufig genutzte Links brachten wir gut sichtbar als grafische Flächen auf der Intranet-Startseite unter, damit das Portal als zentrale Anlaufstelle für den Arbeitsalltag dient und von den Mitarbeitenden akzeptiert wird. So finden sich dort Absprungpunkte zum Adressportal, zum Raumbuchungstool, zur Zeiterfassung oder zu Wikis.

Praktische Quicklinks auf der rechten Seite des SharePoint-Intranets bei piliot
Mobile Darstellung des SharePoint Social Intranets unseres Kunden pilot

Mobilfähiges Portal

Das Unternehmen wünschte sich ein mobilfähiges Portal, um auch extern auf spezielle Inhalte zugreifen zu können. Für diese Umsetzung empfahlen wir Bootstrap als modernes Framework.

Übersichtliche Informationen

Im Intranet gibt es spezielle Bereiche für neue Mitarbeitende und für Informationen an Kolleg:innen. Ein zentraler Unternehmens-Newsfeed verbessert den Informationsfluss und sorgt für transparente Kommunikation bei pilot. Suchfenster zeigen persönliche Informationen wie Termine, Aufgaben und Dokumente des Benutzers dynamisch an.

Verbesserte Interaktion

Gruppenräume unterstützen die Zusammenarbeit der Teams. Dort liegen die jeweiligen Dokumente – mit der Möglichkeit, sie parallel zu bearbeiten. 

Zentrale Informationen über die ganze Agenturgruppe hinweg

Die umfangreiche Nutzung untermauert den Erfolg: Die Belegschaft von pilot nimmt das Publishing Portal im modernen Design sehr gut an. Die suchgetriebene SharePoint-Startseite hilft allen Mitarbeitenden dabei, während des Arbeitsalltags einen zügigen, intuitiven Überblick zu erhalten – sowohl über die Zuständigkeiten, die Branche und die Prozesse als auch über die wichtigsten Neuigkeiten der Agenturgruppe.

Dabei unterstützen individuelle Elemente die bereichsübergreifende Zusammenarbeit: zum Beispiel persönlich zugewiesene Aufgaben oder Dokumenten-Uploads in den Gruppenräumen.

"SharePoint ist für uns als zentrale Wissens- und Informationsplattform unverzichtbar geworden."
Markus Kempf  |  Director Corporate Marketing & Communications bei pilot Hamburg GmbH & Co. KG
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