SharePoint 2016 als Collaborations- und Informationsplattform

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Wismar

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140

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Branche

Hafenlogistik und Transport

Referenz Layer2 collaboration works: Icon für Microsoft-Lösung
Lösung

Microsoft SharePoint 2016 On-Premises, Layer2 LinkUp Cube Info und Layer2 LinkUp Cube Collaboration

"SharePoint 2016 On-Premises ist als zentrale Informationsplattform für unsere Mitarbeitenden nicht mehr wegzudenken."
Sebastian Groß  |  Managementbeauftragter IMS / Prozessmanager bei der Seehafen Wismar GmbH

Wer ist die Seehafen Wismar GmbH?

Die Seehafen Wismar GmbH gehört zu den modernsten Logistikunternehmen im Ostseeraum. Als regionaler Wirtschaftsmotor verantwortet sie die Logistik im zweitgrößten Ostseehafen Vorpommerns – zum Beispiel für Holz- und Forstprodukte, Metalle sowie Salze, Chemie- und Düngemittel. Als qualifizierter Partner mit ganzheitlichen Logistikkonzepten, umfangreichen Lagerkapazitäten und modernster Umschlag- und Fördertechnik unterstützt das Unternehmen seine Kunden weltweit.

Hafenlogistik für verschiedene Branchen: Seehafen Wismar verlädt Holz auf Kähne © Seehafen Wismar

Bestehendes SharePoint-Intranet: wenig intuitiv und nicht mobilfähig

Für seine Vertrags- und Bildverwaltung verfügte die Seehafen Wismar GmbH bereits über ein rudimentäres Intranet basierend auf SharePoint 2013 On-Premises, das von einem anderen Dienstleister erstellt wurde. Die Mitarbeitenden nutzten es jedoch nur in einem sehr begrenzten Umfang, da das System einige Mängel aufwies. Es war zu umständlich zu bedienen und Informationen wurden nicht gefunden, weil die Freitextsuche nicht funktionierte. Die Suchergebnisse wurden unübersichtlich dargestellt, da es keine entsprechenden Filtermöglichkeiten gab. Außerdem war das SharePoint-Intranet nicht mobilfähig und entsprach somit nicht mehr den Bedürfnissen des Unternehmens.

    Microsoft SharePoint 2016 On-Premises für mehr Akzeptanz und optimale Suchergebnisse

    Der Seehafen Wismar wünschte sich eine komplett überarbeitete Plattform – inklusive eines Unternehmenskommunikationsmoduls mit Projekt- und Vorgangsverwaltung sowie einer zentralen Dateiablage via Drag and Drop. Das Intranet sollte auf allen mobilfähigen und nicht mobilfähigen Geräten nutzbar sein, damit auch Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz darauf Zugriff erhalten. Dashboard und Newsfeed sollten Projekte, Aufgaben, Termine und weitere Informationen übersichtlich anzeigen – mit dem Ziel, eine zentrale Plattform für die Mitarbeiter:innen zu werden. Ein weiterer Wunsch war die Implementierung eines Info-Bildschirms, dem sogenannten SHW-Connect-TV, zur Darstellung aktueller Informationen und Termine im Eingangsbereich des Unternehmens.

    Bedienung vereinfachen

    Wichtig war dem Kunden auch die leichte und komfortable Bedienbarkeit des Intranets. So sollten wir unter anderem die Bildverwaltung für die Massen- und Mehrfachverarbeitung von Fotos vereinfachen. Das Unternehmen interessierte sich zudem für eine funktionierende und übersichtliche Suchfunktion, bei der die Suchergebnisse alphabetisch sortiert werden. Auch eine Freitextsuche per Anfangsbuchstabe und Synonym sollte darin enthalten sein.

    SharePoint 2016 On-Premises als mobilfähiges Intranet für unseren Kunden die Seehafen Wismar GmbH

    Zwei Workshops zur Konzeption des neuen SharePoint-Intranets

    Ein erster Workshop ergab, dass der Layer2 LinkUp Cube Info die Anforderungen in der Startphase gut abdeckt. Daraufhin entwickelten wir mit dem Kunden vor Ort zunächst eine Unternehmenstaxonomie. Ein weiterer Workshop diente dazu, die Anforderungen des Unternehmens für eine Projekt- und Vorgangsverwaltung auf Basis von SharePoint 2016 On-Premises zu besprechen. Wir empfahlen den Layer2 LinkUp Cube Collaboration als Basis, um diese Anforderung bestmöglich abzubilden.

    Berechtigungsgesteuerte Inhalte im SharePoint-Intranet

    Nachdem wir Berechtigungsgruppen für bestimmte Bereiche im Intranet definiert hatten, bauten wir eine suchgetriebene Plattform auf. Die Verschlagwortung erfolgt über Metadaten und SharePoint Term Store, die Suchabfrage nach Metadaten. Dabei lassen sich berechtigungsgesteuerte Inhalte anzeigen.

    Startseite des Intranets auf Basis von SharePoint 2016 On-Premises bei unserem Kunden Seehafen Wismar

    SharePoint-Startseite als zentrale Übersicht über News, Aufgaben, Projekte und Termine

    Die SharePoint-Startseite einen Newsslider mit unternehmensweiten Neuigkeiten und nützliche Quicklinks für eine optimale Benutzerführung. Ein Newsfeed als Social Feature rundet die Startseite ab. So erhalten die Nutzer:innen eine globale Übersicht – von Aufgaben über Projekte und Termine bis hin zu aktuellen Unternehmensinformationen.

    Projekt- und Vorgangsbereich mit globaler Übersicht

    In die Projektdokumentation banden wir Microsoft OneNote ein. Die Startseite des Projekt- und Vorgangsbereiches enthält eine Zusammenfassung allgemeiner Projektinformationen mit Aufgaben, Terminen und Dokumenten. Ebenso dazu gehört ein projekt- und vorgangsbezogener Newsfeed. Auf separaten SharePoint-Seiten erscheinen dann die spezifischen Dokumente, Aufgaben sowie Terminkalender.

    SharePoint-Dashboard für Projekte bei unserem Kunden Seehafen Wismar
    SharePoint-Mediathek bei unserem Kunden Seehafen Wismar

    Endlich: gezielt Informationen im Intranet finden

    Als Modul zur Organisation von Bildern oder Grafiken dient die Mediathek in SharePoint, die wir komplett neu aufsetzten. Zudem bauten wir eine Wissensdatenbank auf und erstellten eine neue Mitarbeitendenseite. Auf dieser erhalten die Nutzer:innen eine Personalübersicht und erfahren unter anderem, was das Unternehmen den Mitarbeiter:innen an Vorteilen bietet. Auch ein Downloadbereich gehört zur Seite – etwa für den Download von Urlaubsanträgen.

    SharePoint-Ankündigungen auf dem SHW-Connect-TV

    Zusätzlich ermöglichten wir dem Kunden ausgewählte SharePoint-Ankündigungen aus dem Intranet über das hauseigene SHW-Connect-TV an beliebigen Stellen im Unternehmen zu präsentieren. Durch den Einsatz des SHW-Connect-TV kann sich nicht nur das Verwaltungspersonal an den PC-Arbeitsplätzen stets aktuell informieren, sondern die gesamte Belegschaft.

    SharePoint-Ankündigungen aus dem Intranet werden im Eingangsbereich auf dem SHW-Connect-TV unseres Kunden Seehafen Wismar

    SharePoint-Intranet für Informationen, die wirklich alle erreichen

    Mit unserer Unterstützung hat die Seehafen Wismar GmbH ihre interdisziplinäre Zusammenarbeit verbessert. Durch die neue Projekt- und Vorgangsverwaltung funktioniert die Zusammenarbeit der verschiedenen Arbeitsbereiche mit ihren zahlreichen Schnittstellen deutlich besser.

    "Vor allem das bereichsübergreifende Zusammenarbeiten an Projekten und Vorgängen hat sich durch unser neues SharePoint-Intranet stark verbessert."
    Sebastian Groß  |  Managementbeauftragter IMS / Prozessmanager bei der Seehafen Wismar GmbH
    Wir sind startklar.
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