Extranet mit SharePoint 2016 On-Premises
"Der AUMA will Messe-Interessierten schnellstmöglich zuverlässige Messedaten anbieten bei möglichst geringem Aufwand für die Lieferanten der Daten."
Wer ist der AUMA?
1907 in Berlin gegründet gehört der AUMA als Verband der deutschen Messewirtschaft zu den ältesten deutschen Verbänden der Dienstleistungswirtschaft. Er vertritt die Interessen der Aussteller, Veranstalter und Besucher von Messen in Deutschland. Zudem informiert er Aussteller und Besucher über das weltweite Messeangebot, verantwortet er das Dach-Marketing für den Messeplatz Deutschland im In- und Ausland, und koordiniert das Auslandsmesseprogramm des Bundeswirtschaftsministeriums. Weitere Aufgabenfelder sind die Forschung sowie die Unterstützung von Aus- und Weiterbildung.

Aufwendige und fehleranfällige Papierprozesse
Der Verband kommuniziert bei der Erfassung von Messedaten mit zahlreichen Messeveranstaltern, was früher zu aufwendigen Papierprozessen führte. Diese waren fehleranfällig und erzeugten entsprechend hohen Kontrollaufwand – etwa durch missverständlich ausgefüllte Formulare. Deshalb wollte der Kunde die Papierprozesse durch ein Extranet ablösen und ein Self-Service-Portal für Messeveranstalter entwickeln. Ziel war es, die postalischen Serienbriefe abzuschaffen, die anschließend wieder in die Datenbank eingetragen werden mussten. Extrem zeitaufwendig und fehleranfällig. Der Kunde legte Wert darauf, die Innovationsfähigkeit und Aktualität der Organisation auszubauen, und die Kundenbindung zu stärken – zum Beispiel durch eine persönliche, individualisierte Ansprache.
SharePoint-Extranet: papierlos, strukturiert und sicher
Wir migrierten das Extranet von SharePoint 2007 On-Premises nach SharePoint 2016 On-Premises – inklusive unserer eigenen Webanwendung, die wir für den Kunden bereits Jahre zuvor mit ASP.NET erstellt hatten. Zugleich sorgten wir dafür, dass das multilinguale Portal in vier Sprachen genutzt werden kann: Deutsch, Englisch, Französisch und Spanisch.

Messedaten leichter organisieren
Für jeden Messeveranstalter sahen wir eine eigene Organisationsseite vor, mit einem berechtigungsgesteuerten Zugriff auf verschiedene Prozesse. Zudem erstellten wir für die Veranstalter eine Übersicht über zugewiesene Messen und deren Termine. Für einen Messetermin erfolgt die Eingabe von Statistik-Daten, die in der Informix-Datenbank beim AUMA gespeichert werden, und anschließend auf der Website sichtbar sind.

Statistik-Daten papierlos in SharePoint erfassen
Nach der Messe gibt der Veranstalter Aussteller-, Besucher- und Flächen-Daten zur jeweiligen Veranstaltung ein. Dabei werden sämtliche Zahlen automatisch in SharePoint validiert – eine deutliche Zeiteinsparung für AUMA. Zusätzlich richteten wir einen eingeschränkten Zugriff ein. So können Sachbearbeitende die Formulare über einen Link bearbeiten, ohne einen Extranet-Account besitzen zu müssen.
Erhöhte Sicherheit bei der Datenbearbeitung
Bei der Dateneingabe sorgten wir dafür, dass der temporäre Datenstand gesichert wird. Ebenso regelten wir, dass es keine konkurrierenden Zugriffe auf Formulare gibt. Nach der Fertigstellung des Dokuments erhalten die Sachbearbeitenden eine E-Mail. Sobald alle Daten verarbeitet wurden, erscheinen sie auf der Website des AUMA.
Online-Workflow im Extranet sorgt für weniger Fehler und höhere Datenqualität
Ressourcen gespart, Zeit gewonnen: Durch das neue SharePoint-Extranet hat auch der Messeveranstalter seinen Aufwand für die Eingabe und Übermittlung der Daten gesenkt. Die Fehleranfälligkeit ist deutlich geringer als früher, der Online-Workflow stabil. Die Qualität der Datenerhebung hat sich verbessert. Zudem entfallen zahlreiche Kosten, zum Beispiel die Portogebühren. Ein weiterer Vorteil ist die intensivierte Kommunikation mit den Messeveranstaltern. Denn die Sachbearbeiter:innen des AUMA können sich durch die optimierte Technologie stärker mit den Messeveranstaltern über die Datenbankinhalte austauschen und damit beratend und qualitätssichernd arbeiten. Ebenso werden die Daten heute deutlich schneller nach Ende einer Veranstaltungen veröffentlicht.
"Das ambitionierte Ziel, schnell zuverlässige Messedaten zur Verfügung zu stellen, haben wir durch das von Layer2 collaboration works entwickelte SharePoint-Extranet weitestgehend erreicht."