SharePoint Online-Intranet als zentraler Knotenpunkt für News und Informationen
Kiel, Hamburg und Bad Kreuznach
rund 370
Versicherung
Microsoft SharePoint Online
"Als Unternehmensführung war es unser Ziel, ein Intranet zu schaffen, mit dem sich unsere Kolleginnen und Kollegen identifizieren können und das ihnen echten Mehrwert bietet."
Wer ist die DOMCURA AG?
DOMCURA ist ein Versicherungsanbieter. Das 1980 gegründete Unternehmen hat sich auf Sachversicherungen und vor allem auf die Entwicklung von Wohngebäudeversicherungen spezialisiert. Insbesondere die regelmäßig ausgezeichnete Einfamilienhausversicherung gilt deutschlandweit als führend. Bei sämtlichen renommierten Rankings belegt man mit diesem Produkt Platz 1. Etwa 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Standorten Kiel, Hamburg und Bad Kreuznach (bei Frankfurt a. Main) betreuen knapp eine Million Verträge und ein Versicherungsprämienvolumen in Höhe von rund 400 Millionen Euro.
Von der Dokumentenablage zum attraktiven SharePoint Online-Intranet
Durch die Einführung von Microsoft 365, sollte das Intranet auf Basis von SharePoint 2013 On-Premises im selben Zug durch SharePoint Online abgelöst werden. Dieser Schritt war mehr als ein technologisches Upgrade. Er unterstützt DOMCURA bei der digitalen Transformation und dem Übergang zu modernen Arbeitsweisen.
Das neue Intranet unseres Kunden sollte nicht mehr nur als Dokumentenablage dienen, sondern zu einem zentralen Knotenpunkt für wichtige Unternehmensinformationen werden. Klare und einfache Strukturen, sollten dazu beitragen, es zu einem benutzerfreundlichen Ort zu machen sowie die Mitarbeitendenbindung und -beteiligung zu fördern. Zudem sollte die Plattform ein zeitgemäßes Design erhalten, um das Interesse und die Attraktivität weiter zu steigern.
Einheitliche Strategie, vielfältige Talente: erfolgreiche Umstellung des Intranets auf SharePoint Online
Damit die Umstellung auf ein SharePoint Online-Intranet gelingt, sollte das Projekt aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden. Aus diesem Grund bestand das DOMCURA-Projektteam aus Mitgliedern unterschiedlicher Fachrichtungen: Unternehmenskommunikation, Marketing und IT. Wir verstärkten das Projektteam mit unserer Expertise im Bereich Microsoft, UI- und UX-Design sowie Marketing und Kommunikation. Gemeinsam führten wir die komplette Umsetzung des Projekts remote und in enger Abstimmung durch.
Umfrage für erste Grobanforderungen an das neue SharePoint Online-Intranet
Uns war es besonders wichtig, das gesamte Unternehmen so früh wie möglich mit dem Intranet-Projekt in Berührung zu bringen, damit sich alle eingebunden fühlen. Deshalb erarbeiteten wir vor Beginn des Projekts eine Mitarbeitenden-Umfrage, um erste Grobanforderungen aufzunehmen und in das spätere Gesamtkonzept einfließen zu lassen.
Im Zuge des weiteren Projektverlaufs riefen wir einen Wettbewerb zur Namensfindung ins Leben - mit einem attraktiven Gewinn. So entstand das DConnect.
Konzept, Struktur und Design für ein modernes, benutzerfreundliches Intranet basierend auf SharePoint Online
Als Projektteam erarbeiteten wir eine einfache und übersichtliche Struktur für das Intranet. Dabei sortierten wir die bestehenden Inhalte in die neu entstandenen Bereiche und identifizierten noch nicht vorhandene Inhalte.
Neben der einfachen Struktur legte unser Kunde großen Wert auf ein zeitgemäßes Design, damit das Intranet moderner, frischer und ansprechender auf die Nutzenden wirkt. Bevor wir in die technische Umsetzung starteten, erarbeitete unsere UI- und UX-Designerin verschiedene Klick-Dummys für Desktop und mobil. So konnte sich das gesamte Projektteam mit dem Look & Feel des neuen Intranets vertraut machen. Wir entschieden uns für einen modernen Website-Aufbau in Landingpages und Abschnitten. Außerdem nutzten wir passende SharePoint Online Standard-Webparts und ergänzten fehlende durch individualisierte Webparts. In enger Abstimmung optimierten wir die Designs, bis wir ein Ergebnis erhielten, das wir den relevanten Stakeholdern präsentieren konnten.
Unternehmensführung und Arbeitnehmendenvertretung frühzeitig mit an Bord
Selbstverständlich waren bei einem so bedeutenden Projekt wie dem Intranet als wichtigste Informationsplattform im Unternehmen, die Unternehmensführung und Arbeitnehmendenvertretung frühzeitig in den Prozess involviert. Für ein gemeinsames Verständnis für das Projekt.
Wir präsentierten das Intranet-Konzept gemeinsam vor Ort und begeisterten die Stakeholder für das Intranet auf Basis von SharePoint Online, sodass wir in die Umsetzungsphase starten konnten.
„Layer2 ging jederzeit auf die Wünsche und Bedürfnisse unseres Projektteams ein – und präsentierte die bestmögliche Lösung für jede Idee.“
News als Schaufenster in das gesamte Unternehmen
Auf der Startseite und im News-Bereich des Intranets werden alle Neuigkeiten aus dem Unternehmen angezeigt. Wir verwenden News Cards mit großen Bildern und verschiedenfarbigen Labels für die Abteilungen. Die Kategorie Dies & Das nutzen wir für Themen, die aus Arbeitsgruppen heraus, abseits von Abteilungen oder bei Team-Events entstehen, um die Vielfalt der Beiträge im Intranet zu fördern und die Belegschaft zu ermutigen weitere Themen mit ihren Kolleg:innen zu teilen.
Jeder Beitrag zählt: SharePoint Online als offene Plattform für News-Artikel
Ein Intranet lebt von aktuellen Informationen und relevanten Inhalten. Wenn sich seit Tagen bis auf den Wetterbericht nichts verändert, schaut die Belegschaft kaum oder gar nicht im Intranet vorbei. Uns war bewusst, dass Beiträge von Mitarbeitenden wertvolle Inhalte darstellen, die wir für das neue SharePoint-Intranet nutzen wollten. Deshalb beschlossen wir, dass alle - vom Azubi bis zum Vorstand - News-Artikel erstellen dürfen. Einerseits wird das Intranet-Redaktionsteam entlastet und andererseits werden alle eingebunden und können das Intranet aktiv mitgestalten.
Mit intensiven Remote-Schulungen versetzten wir die Nutzer:innen in die Lage, News-Artikel eigenständig zu verfassen. Wir sensibilisierten sie für den Umgang mit SharePoint Online und konnten typische Ängste abbauen, die bei der Nutzung eines neuen Tools entstehen. Mithilfe von Vorlagen sind News-Artikel im Handumdrehen erstellt. Denkbar einfach, intuitiv und ohne IT-Kenntnisse. Die hohen Aufrufzahlen unterstreichen den Erfolg: Alle News-Artikel werden regelmäßig von einem großen Publikum gelesen. Gleichzeitig konnten wir die Kommunikationskanäle vereinheitlichen und unser Konzept „News on demand“ erfolgreich etablieren, weil die Mitarbeitenden täglich im Intranet vorbeischauen und sich die Informationen holen, die sie benötigen.
„Uns war es wichtig, mit einem Dienstleister zusammenzuarbeiten, der SharePoint Online perfekt beherrscht und uns damit optimal unterstützt.“
Maßgeschneiderte Quicklinks und Buttons in SharePoint Online
Die Standard-Quicklinks in SharePoint Online reichten unserem Kunden nicht aus, weil sie nicht zum Corporate Design passten. Deshalb entwickelten wir einen Quicklink-Webpart, der die Anforderungen erfüllt. Dieser wird an verschiedenen Stellen im Intranet genutzt, um wichtige interne Seiten zu verlinken. Der Standard-Button entsprach ebenfalls nicht den Anforderungen, daher entwickelten wir einen DOMCURA-Button, um ein stimmiges Gesamtkonzept im Intranet zu gewährleisten.
Erweiterung des SharePoint Online Themes für mehr Farbvielfalt im Intranet
In den meisten Fällen reichen die Farben des Standard-Themes in SharePoint Online nicht aus, weshalb wir eine Lösung entwickelten, die es uns erlaubt, die Farbpalette unserer Kunden vollumfänglich im Intranet abzubilden.
Interaktive Umfrage fördert regelmäßige Intranet-Besuche
In bestimmten Abständen erstellt das Intranet-Redaktionsteam kleine Umfragen zur Abfrage des Stimmungsbildes. Die Mitarbeitenden beteiligen sich in großer Zahl und warten gespannt auf die nächste Umfrage, um ihre Stimme abzugeben. Dieses interaktive Element trägt ebenfalls dazu bei, dass das Intranet regelmäßig von allen besucht wird.
Menschen im Fokus: People und Karrieremöglichkeiten bei DOMCURA
Die neu geschaffene Rubrik People sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden mehr über ihre Kolleg:innen bei DOMCURA erfahren. Ob Neuzugang, Beförderung, Jubiläum oder eine Teilnahme am Marathon: Alle erhalten einen kleinen Einblick. Um mehr Dynamik zu erzeugen und die Mitarbeitenden zu ermutigen, sich innerhalb des Unternehmens auf andere Stellen zu bewerben, zeigen wir die aktuellen Stellenanzeigen zwischen den People-Meldungen an. Im Bereich Job & Karriere verwenden wir das Element, um Stellenanzeigen im Intranet zu veröffentlichen.
Veranstaltungshighlights im Intranet immer im Blick
Benutzer:innen mit entsprechenden Berechtigungen können Termine im Intranet bereitstellen, um unternehmensinterne Veranstaltungen, Messen, Aufsichtsratssitzungen oder auch andere wichtige Ereignisse zu veröffentlichen. So wird zum Beispiel die Kieler Woche - für ein Unternehmen mit Hauptsitz in Kiel ein besonderes Ereignis - auch schon mal als Veranstaltung im Intranet veröffentlicht.
Mit Branchen-Insights im Intranet auf dem Laufenden bleiben
Um die Belegschaft über Branchen-News zu informieren und Ressourcen beim Intranet-Redaktionsteam zu schonen, zeigen wir Online-Beiträge aus der Versicherungsbranche im Intranet an - eine Kooperation mit dem Anbieter macht es möglich.
Visuelle Impulse: Videos und Bilder beleben das neue SharePoint Online-Intranet
In der Umfrage vor Projektbeginn wurden Videos und Bilder als besonders wichtige Elemente von den Mitarbeitenden identifiziert. Videos aus dem Unternehmen werden an verschiedenen Stellen im Intranet zur Verfügung gestellt und präsentiert.
Zur Präsentation von Bildern wünschte sich unser Kunde eine speziell gestaltete Bildergalerie für das Intranet. Sie beinhaltet eine Like-Funktion und bietet die Möglichkeit, Bilder mit Tags zu kennzeichnen, damit die User wissen, von welchem Event diese stammen.
Finden statt suchen: Mit Volltextsuche und verständlichen Filtern zum Ziel
Eine leistungsstarke Volltextsuche und verständliche Filter unterstützen die Nutzer:innen dabei, Dokumente, Personen, Videos oder Bilder gezielt im Intranet zu finden. Auf der obersten Ebene helfen ihnen Kategorien dabei, Inhalte schneller zu finden.
Kommunikation ohne Umwege: Mitarbeitenden-Verzeichnis als App in SharePoint Online
Um Ansprechnparter:innen schneller zu finden, nutzen wir eine von uns entwickelte App. Diese zeigt alle Personen des Unternehmens in SharePoint Online an. Mithilfe der Suche und des Filters nach Abteilung werden Personen schnell gefunden. Außerdem bietet die App den Benutzer:innen direkte Kontaktmöglichkeiten über Teams, Telefon oder E-Mail an.
Immer aktuell: Automatisierte Anzeige der Teammitglieder auf den Abteilungsseiten
Alle Abteilungen informieren auf ihrer jeweiligen Seite über ihre Aufgabengebiete und stellen dort das Team vor. Damit die Redakteur:innen die Teammitglieder nicht manuell in SharePoint Online pflegen müssen, werden diese automatisiert aus dem Entra ID auf den entsprechenden Seiten angezeigt. Zeit gespart und Aktualität sichergestellt.
„Ein modernes Design bei einem Intranet ist genauso wichtig wie die technische Funktionalität. Layer2 hat beides perfekt vereint und ein Intranet geschaffen, das nicht nur funktioniert, sondern auch begeistert.“
SharePoint Online verbindet Inhalte mit Dateien
Vor der Umstellung auf SharePoint Online wurden die Dateien in Dokumentenbibliotheken abgelegt und waren nicht mit dem Content verbunden. Jetzt werden die entsprechenden Dokumente zum Content zugehörig angezeigt und anschaulich präsentiert. So werden Dokumente wie Schulungsunterlagen oder die Reisekostenabrechnung schneller gefunden.
User Experience im Fokus: SharePoint Online erleichtert den Informationsfluss
Um das Projektteam von DOMCURA zu unterstützen, übernahmen wir die Erstellung der SharePoint-Seiten. Die vorhandenen Inhalte aus SharePoint 2013 On-Premises übertrugen wir in die neue Struktur. Wir erstellten neue Layouts, versahen die Inhalte mit entsprechenden Bildern und formulierten die Texte passend um. Außerdem verbanden wir die Inhalte sinnvoll mit den dazugehörigen Dateien, um eine ausgezeichnete User Experience sicherzustellen. Zusätzlich überführten wir einige Informationen aus Dokumenten in SharePoint-Seiten. Vorher standen Informationen in mehreren Dokumenten, jetzt finden die User sie gesammelt auf einer SharePoint-Seite. Das sorgt eine bessere Übersicht und reduziert die Anzahl an Dateien. Wir erstellten Dokumentenbibliotheken anhand der neuen Struktur in den jeweiligen Site Collections und versahen die Dateien mit Metadaten, um sie in der Suche besser auffindbar zu machen.
Praxis-Guide für den richtigen Umgang mit SharePoint Online
Für den richtigen Umgang mit SharePoint Online und unseren entwickelten Eigenlösungen erstellten wir einen Praxis-Guide. Dieser ist in der Navigation des Intranets verlinkt und nur für das Intranet-Redaktionsteam zugänglich. Hierbei setzen wir ebenfalls auf SharePoint-Seiten, damit alle Informationen an einem Ort liegen und kein weiteres Dokument benötigt wird.
SharePoint Online: Das neue Zentrum für Informationen und Wissen
Das neue Intranet ist nicht mehr nur eine Dokumentenablage. Es ist ein zentraler Knotenpunkt für wichtige Unternehmensinformationen. Die einfache Struktur unterstützt die User dabei, relevante Inhalte schnell zu finden. News-Artikel werden von allen verfasst, was zu einem gesteigerten Interesse an den Themen führt und dafür sorgt, dass die Mitarbeitenden täglich im Intranet vorbeischauen. Die hohen Aufrufzahlen unterstreichen das. Ein News-Artikel erzielt durchschnittlich bis zu 315 Aufrufe.
Auch der kulturelle Wandel hin zum modernen Arbeiten wird durch das SharePoint Online-Intranet unterstütz und treibt die digitale Transformation bei DOMCURA mit voran. Das Vertrauen in die Mitarbeitenden steigt, ihnen wird mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation zugesprochen. Das sorgt dafür, dass sie Informationen und Wissen transparent und proaktiv mit ihren Kolleg:innen teilen. Außerdem gilt das neue Intranet innerhalb des MLP-Konzerns als Vorreiter-Projekt für das gruppenweite Intranet.
„Unser Intranet ist total ansprechend gestaltet, intuitiv bedienbar und wir alle können News aus unseren Abteilungen selbst veröffentlichen – echt klasse.“
