Strukturierte Microsoft Teams und Microsoft 365-Einführung beim ADAC Berlin-Brandenburg

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Standort

9 Geschäftsstellen und Reisebüros in Berlin und Brandenburg, 1 Servicecenter zur telefonischen Kundenbetreuung in Berlin

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Mitarbeitende

mehr als 250

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Branche

Mobilitätsdienstleistungen

Referenz Layer2 collaboration works: Icon für Microsoft-Lösung
Lösung

Way to Modern Work - zur Stärkung digitaler Zusammenarbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365

"Die Zusammenarbeit mit Layer2 collaboration works bei der Einführung von Microsoft 365 und Microsoft Teams war ein voller Erfolg. Das Team überzeugte mit Expertise und Engagement, unterstützte nicht nur technisch, sondern optimierte auch unsere Arbeitsabläufe. Dank Layer2 konnten wir unsere erste Dienstleistung digitalisieren. Durch die strukturierte und abteilungsübergreifende Nutzung von Microsoft Teams und Microsoft 365 gestalten wir den Prozess für unsere Mitglieder und Nicht-Mitglieder einfacher, schneller und direkter."
Mandy Opp  |  stellvertretende Leitung Personalentwicklung beim ADAC Berlin-Brandenburg e.V.

Wer ist der ADAC Berlin-Brandenburg?

Der ADAC Berlin-Brandenburg e.V. ist ein Regionalclub des ADAC e.V., dem größten Verein Deutschlands. Mit der Erfahrung aus 120 Jahren setzt sich der Club in der Metropolregion für die Mobilität von Menschen ein: im Auto, zu Fuß oder auf dem Fahrrad. Um diesem Anspruch nachzukommen, beschäftigt der ADAC Berlin-Brandenburg mehr als 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Kundinnen und Kunden sowie den mehr als 1,4 Millionen Mitgliedern, in den Themen Mobilität, Reise, Versicherungen und Mitgliedschaft zur Seite stehen – ob vor Ort, telefonisch oder im Netz. Der Club engagiert sich zudem für alle Aspekte des Straßenverkehrs, die Verkehrssicherheit, den individuellen Schutz der Verkehrsteilnehmenden und die Verkehrserziehung. In Linthe betreibt der Regionalclub eines der größten und modernsten Fahrsicherheitszentren Europas.

Bild-Collage von Mitarbeitenden des ADAC Berlin-Brandenburg - Bildrechte © ADAC Berlin-Brandenburg

Effiziente Nutzung von Microsoft Teams und Microsoft 365 für alle Mitarbeitenden ermöglichen

Die Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 beim ADAC Berlin-Brandenburg war zu Beginn der Corona-Pandemie ein wichtiger Schritt in Richtung modernes, digitales Arbeiten. Trotz anfänglicher Herausforderungen und unterschiedlicher Nutzungsweisen der Technologie, erkannte unser Kunde die Notwendigkeit, ein einheitliches Verständnis für die effiziente Nutzung dieser Tools zu schaffen.

Mit der Entscheidung, sich Unterstützung von Microsoft-Profis zu holen, wählte der Regionalclub einen proaktiven Ansatz, um ein methodisches Vorgehensmodell für die strukturierte Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 zu entwickeln. Mit dem Ziel, die Akzeptanz und Produktivität der neuen Technologie zu steigern und die digitale Zusammenarbeit abteilungsübergreifend zu stärken.

Konzept für die Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365: Way to Modern Work

Wir empfahlen dem ADAC Berlin-Brandenburg unser Konzept zur strukturierten Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 in 9 Schritten: Way to Modern Work. Für eine gelungene, digitale Zusammenarbeit müssen Technologie, Organisation und Kultur ineinandergreifen. Aus diesem Grund untereilten wir das Projekt in 3 Phasen: Projektkonzept, Nutzungskonzept und User Adoption, die wir in verschiedenen Workshops bearbeiteten. Die Inhalte passten wir gemeinsam mit dem interdisziplinären Kernteam - bestehend aus Mitarbeitenden der IT, HR, Kommunikation und Führung - individuell an die Bedürfnisse des Regionalclubs an.

Ansicht des Remote-Workshop in Microsoft Teams

Insights into Modern Work

Wir begannen unsere Workshop-Reihe mit dem Grundlagen-Workshop Inisghts into Modern Work. In diesem lernte das Kernteam welche strategischen Themen rund um die Organisations- und Kulturveränderung mit der Umstellung auf die neue Technologie beachtet werden müssen. Außerdem erhielt es einen Überblick über die Arbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365 sowie eine Empfehlung für die nächsten Schritte im Projekt.

Einheitliches Zielbild und gemeinsames Verständnis für die Arbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365

Im Grundlagen-Workshop entstand der Wunsch, alle Mitarbeitenden nach drei Quartalen vollständig in die Microsoft-Cloud zu migrieren. Ein erstes Ergebnis des Workshops war das sinnstiftende Zielbild, an dem sich die Anwender:innen während des Projekts und darüber hinaus orientieren können.

Zielbild des ADAC Berlin-Brandenburg für die Zusammenarbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365
Ergebnisse der IST-Analyse über Technologie, Organisation und Kultur beim ADAC Berlin-Brandenburg

Steps to Modern Work

Um die genaue Ausgangssituation zu analysieren, fragte der ADAC Berlin-Brandenburg die Wissensstände in den einzelnen Abteilungen intern ab. Ergänzend dazu, bearbeiteten wir mit dem Kernteam unsere Steps to Modern Work-Checkliste, um einen tiefen Einblick in die technische Konfiguration der Umgebung, die methodische Nutzung der Anwendungen und die Akzeptanz der neuen Arbeitsweisen zu erhalten.

Entwicklung eines spezifischen Vorgehensmodells zur Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365

Mithilfe der IST-Analyse waren wir in der Lage die nächsten Schritte im Projekt zu planen. Wir empfahlen, die fehlenden Grundlagen im Bereich Technologie, Organisation und neue Arbeitsweisen gemeinsam mit dem Kernteam in verschiedenen Workshops zu erarbeiten - mit dem Ziel eine Handlungsempfehlung für den gesamten Regionalclub zu entwickeln. Um den konkreten Schulungsbedarf und die Anforderungen an die neue Arbeitsumgebung  der Mitarbeitenden zu ermitteln, schlugen wir vor, Strukturworkshops mit allen Abteilungen durchzuführen.

Layer2-Infografik: Way to Modern Work in 9 Schritten
Miro-Board-Ansicht: Post-It´s für das Nutzungskonzept des ADAC Berlin-Brandenburgs

Individuelles Nutzungskonzept für die Arbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365

In verschiedenen Workshops entwickelten wir gemeinsam mit dem Kernteam ein individuelles Nutzungskonzept für den ADAC Berlin-Brandenburg. Die Inhalte ergaben sich aus der IST-Analyse und der Steps to Modern Work-Checkliste. Die Themen der ersten Workshops waren neue Arbeitsweisen und User Adoption. In den weiteren Workshops behandelten wir alles rund um die Compliance, den Erstellungsprozess und Lifecycle sowie die Struktur von Teams. In den letzten Workshops erarbeiteten wir Regeln und Verantwortlichkeiten. Nach jedem Workshop testete das  Kernteam die Ergebnisse auf Praxistauglichkeit, um die Erfahrungen als Optimierungen in das Nutzungskonzept mit einfließen zu lassen. 

Handlungsempfehlung zur Nutzung von Microsoft Teams und Microsoft 365

Die Workshop-Ergebnisse, die gesammelten Erfahrungen und das Feedback der Power User-Gruppe fassten wir in zwei Teams-Guides als übergreifende Handlungsempfehlung für die Mitarbeitenden des Regionalclubs zusammen. 

Titel des Tech- und des Praxis-Guides für Microsoft Teams und Microsoft 365
Drei Seiten aus dem Microsoft Teams Tech-Guide des ADAC Berlin-Brandenburgs

Übersicht über alle Funktionalitäten von Microsoft Teams: Tech-Guide

Der Microsoft Teams Tech-Guide gibt den Mitarbeitenden eine Übersicht über alle Microsoft Teams-Funktionalitäten, inklusive Tipps und Tricks für die effiziente Bedienung.

Anleitung zur Nutzung von Microsoft Teams und Microsoft 365: Praxis-Guide

Der Microsoft Teams Praxis-Guide dient dem ADAC Berlin-Brandenburg als verbindliches Regelwerk, das für ein besseres, digitales Miteinander sorgt. An dem sinnstiftenden Zielbild können sich alle Mitarbeitenden im Regionalclub orientieren. Die Tipps für den Umgang mit den Microsoft-Apps erklären den Anwender:innen sinnvoll, warum es bestimmte Regeln oder Empfehlungen gibt. 

Drei Seiten aus dem Microsoft Teams Praxis-Guide des ADAC Berlin-Brandenburgs
Personen tauschen sich während eines Workshops über die Arbeitsweise in Microsoft Teams aus

Prototyp zur Optimierung der Arbeitsweise in Microsoft Teams und Microsoft 365

Da Microsoft Teams und Microsoft 365 bereits beim ADAC Berlin-Brandenburg eingesetzt wurde, entstanden in der Nutzungszeit grundlegende, aber uneinheitliche Strukturen. Unser Ziel war es, die funktionierenden Ansätze beizubehalten, auf diesen aufzubauen und sie weiter zu optimieren. Wir entschieden mit der Abteilung „Motorsport und Ortsclubs“ zu starten. Sie diente als Prototyp für alle anderen Abteilungen.

Teams-Grundlagen-Schulung für einheitliches Wissen

Um die unterschiedlichen Wissensstände in der Abteilung zu vereinheitlichen, erhielten die Mitarbeitenden einen Überblick über die Arbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365. Sie lernten die Möglichkeiten kennen, die ihnen die Microsoft-Apps bieten und erkannten die Vorteile für ihren Arbeitsalltag.

Layer2-Infografik: Übersicht über den Zusammenhang der Microsoft 365-Apps
Neue Microsoft Teams-Struktur beim ADAC Berlin-Brandenburg

Neue Struktur und moderne Arbeitsweise in Microsoft Teams und Microsoft 365

In weiteren Workshops analysierten wir die bisherige Arbeitsweise und die Aufgabengebiete. Die daraus entstandenen Anforderungen an die zukünftige Arbeitsweise, ließen wir in einen Strukturvorschlag zum Aufbau des Arbeitsbereiches einfließen. Die Abteilung testete die neue Struktur drei Monate lang im Arbeitsalltag. Im Anschluss führten wir eine Retrospektive durch, um den Arbeitsbereich und die entstandenen Praktiken weiter zu optimieren.

User Adoption: moderne Arbeitsweise mit Microsoft Teams und Microsoft 365 in allen Abteilungen

Nach der erfolgreichen Umsetzung des Prototyps folgten alle anderen Abteilungen. Dabei gingen wir iterativ vor, um die User parallel am richtigen Punkt abzuholen und zu begleiten. An dieser Stelle übernahm das Kernteam eigenständig alle weiteren Teams-Grundlagen-Schulungen der Abteilungen und war bei Fragen zur Nutzung der Microsoft-Apps der erste Anlaufpunkt für alle Mitarbeitenden des ADAC Berlin-Brandenburg. 
Durch die Analyse der Arbeitsweise und Struktur wurden in dieser Phase die Schnittmengen mit anderen Abteilungen für alle sichtbar.

Plan für die User Adoption beim ADAC Berlin-Brandenburg
Microsoft Teams-Struktur mit Shared Channels beim ADAC Berlin-Brandenburg

Abteilungen durch Microsoft Teams und Microsoft 365 verbunden

Oft sind verschiedene Abteilungen aufgrund ihrer Aufgabengebiete eng miteinander verbunden, weshalb wir abteilungsübergreifende Workshops durchführten, um die jeweiligen Strukturen und Prozesse der anderen zu verstehen und zu vernetzen. So entstanden Themen-Teams mit gemeinsamer Dateiablage, anstatt die Dateien pro Abteilung abzulegen. Im Fall des ADAC Berlin-Brandenburg sind es unter anderem die verschiedenen Geschäftsstellen und das Marketing. Shared Channels und strukturierte Teams-Kanäle vereinfachen die Zusammenarbeit zwischen diesen Abteilungen. Trotzdem unterscheidet sich der strukturelle Aufbau der jeweiligen Teams je nach Anforderung voneinander. Im Marketing sind zum Beispiel alle Mitarbeiter:innen zu allem berechtigt, während in den Geschäftsstellen einige Dokumente nur mit entsprechender Berechtigung eingesehen werden dürfen.

Echte, zukunftsorientierte Zusammenarbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365

Mithilfe der methodischen Vorgehensweise zur Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 erhielt der ADAC Berlin-Brandenburg eine Plattform, auf der Informationen miteinander verbunden sind und die Mitarbeitenden ihr Wissen transparent untereinander teilen. Das einheitliche Konzept für Kommunikation, Koordination und Kollaboration sorgt für reibungslose Prozesse in der Zusammenarbeit, macht die Mitarbeitenden zufriedener und den Regionalclub produktiver.

Microsoft-Apps verbinden Informationssilos

Die Vereinheitlichung der Kommunikationskanäle und der Dateiablage erleichtern den Mitarbeitenden des ADAC Berlin-Brandenburg die alltägliche Arbeit. 

Die Kommunikation erfolgt themenbezogen in den jeweiligen Teams und Kanälen, wodurch deutlich weniger interne E-Mails versendet werden. Mitarbeitende teilen ihre Dokumente über Links oder stellen sie in den entsprechenden Kanälen zur Verfügung, anstatt Kopien per E-Mail zu versenden. Der Arbeitsalltag gestaltet sich organisierter: Aufgaben werden statt in Outlook in Microsoft To Do erfasst und bearbeitet. Die abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit greifen immer mehr ineinander.

Auch andere Regionalclubs, die Microsoft Teams und Microsoft 365 erst skeptisch gegenüberstanden, konnten von der Technologie überzeugt werden. 

"Die durch Layer2 collaboration works optimierten Tools verbesserten die Zusammenarbeit innerhalb der Teams, als auch abteilungsübergreifend und steigerten Produktivität und Effizienz. Davon profitieren wir nicht nur intern, sondern auch unsere Mitglieder und Nicht-Mitglieder."
Mandy Opp  |  stellvertretende Leitung Personalentwicklung beim ADAC Berlin-Brandenburg e.V.
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