Strukturierte Microsoft Teams und Microsoft 365-Einführung beim ADAC Berlin-Brandenburg
9 Geschäftsstellen und Reisebüros in Berlin und Brandenburg, 1 Servicecenter zur telefonischen Kundenbetreuung in Berlin
mehr als 250
Mobilitätsdienstleistungen
Way to Modern Work - zur Stärkung digitaler Zusammenarbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365
"Die Zusammenarbeit mit Layer2 collaboration works bei der Einführung von Microsoft 365 und Microsoft Teams war ein voller Erfolg. Das Team überzeugte mit Expertise und Engagement, unterstützte nicht nur technisch, sondern optimierte auch unsere Arbeitsabläufe. Dank Layer2 konnten wir unsere erste Dienstleistung digitalisieren. Durch die strukturierte und abteilungsübergreifende Nutzung von Microsoft Teams und Microsoft 365 gestalten wir den Prozess für unsere Mitglieder und Nicht-Mitglieder einfacher, schneller und direkter."
Wer ist der ADAC Berlin-Brandenburg?
Der ADAC Berlin-Brandenburg e.V. ist ein Regionalclub des ADAC e.V., dem größten Verein Deutschlands. Mit der Erfahrung aus 120 Jahren setzt sich der Club in der Metropolregion für die Mobilität von Menschen ein: im Auto, zu Fuß oder auf dem Fahrrad. Um diesem Anspruch nachzukommen, beschäftigt der ADAC Berlin-Brandenburg mehr als 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Kundinnen und Kunden sowie den mehr als 1,4 Millionen Mitgliedern, in den Themen Mobilität, Reise, Versicherungen und Mitgliedschaft zur Seite stehen – ob vor Ort, telefonisch oder im Netz. Der Club engagiert sich zudem für alle Aspekte des Straßenverkehrs, die Verkehrssicherheit, den individuellen Schutz der Verkehrsteilnehmenden und die Verkehrserziehung. In Linthe betreibt der Regionalclub eines der größten und modernsten Fahrsicherheitszentren Europas.
Effiziente Nutzung von Microsoft Teams und Microsoft 365 für alle Mitarbeitenden ermöglichen
Die Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 beim ADAC Berlin-Brandenburg war zu Beginn der Corona-Pandemie ein wichtiger Schritt in Richtung modernes, digitales Arbeiten. Trotz anfänglicher Herausforderungen und unterschiedlicher Nutzungsweisen der Technologie, erkannte unser Kunde die Notwendigkeit, ein einheitliches Verständnis für die effiziente Nutzung dieser Tools zu schaffen.
Mit der Entscheidung, sich Unterstützung von Microsoft-Profis zu holen, wählte der Regionalclub einen proaktiven Ansatz, um ein methodisches Vorgehensmodell für die strukturierte Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 zu entwickeln. Mit dem Ziel, die Akzeptanz und Produktivität der neuen Technologie zu steigern und die digitale Zusammenarbeit abteilungsübergreifend zu stärken.
Konzept für die Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365: Way to Modern Work
Wir empfahlen dem ADAC Berlin-Brandenburg unser Konzept zur strukturierten Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 in 9 Schritten: Way to Modern Work. Für eine gelungene, digitale Zusammenarbeit müssen Technologie, Organisation und Kultur ineinandergreifen. Aus diesem Grund untereilten wir das Projekt in 3 Phasen: Projektkonzept, Nutzungskonzept und User Adoption, die wir in verschiedenen Workshops bearbeiteten. Die Inhalte passten wir gemeinsam mit dem interdisziplinären Kernteam - bestehend aus Mitarbeitenden der IT, HR, Kommunikation und Führung - individuell an die Bedürfnisse des Regionalclubs an.
Insights into Modern Work
Wir begannen unsere Workshop-Reihe mit dem Grundlagen-Workshop Inisghts into Modern Work. In diesem lernte das Kernteam welche strategischen Themen rund um die Organisations- und Kulturveränderung mit der Umstellung auf die neue Technologie beachtet werden müssen. Außerdem erhielt es einen Überblick über die Arbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365 sowie eine Empfehlung für die nächsten Schritte im Projekt.
Einheitliches Zielbild und gemeinsames Verständnis für die Arbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365
Im Grundlagen-Workshop entstand der Wunsch, alle Mitarbeitenden nach drei Quartalen vollständig in die Microsoft-Cloud zu migrieren. Ein erstes Ergebnis des Workshops war das sinnstiftende Zielbild, an dem sich die Anwender:innen während des Projekts und darüber hinaus orientieren können.
Steps to Modern Work
Um die genaue Ausgangssituation zu analysieren, fragte der ADAC Berlin-Brandenburg die Wissensstände in den einzelnen Abteilungen intern ab. Ergänzend dazu, bearbeiteten wir mit dem Kernteam unsere Steps to Modern Work-Checkliste, um einen tiefen Einblick in die technische Konfiguration der Umgebung, die methodische Nutzung der Anwendungen und die Akzeptanz der neuen Arbeitsweisen zu erhalten.
Entwicklung eines spezifischen Vorgehensmodells zur Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365
Mithilfe der IST-Analyse waren wir in der Lage die nächsten Schritte im Projekt zu planen. Wir empfahlen, die fehlenden Grundlagen im Bereich Technologie, Organisation und neue Arbeitsweisen gemeinsam mit dem Kernteam in verschiedenen Workshops zu erarbeiten - mit dem Ziel eine Handlungsempfehlung für den gesamten Regionalclub zu entwickeln. Um den konkreten Schulungsbedarf und die Anforderungen an die neue Arbeitsumgebung der Mitarbeitenden zu ermitteln, schlugen wir vor, Strukturworkshops mit allen Abteilungen durchzuführen.
Individuelles Nutzungskonzept für die Arbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365
In verschiedenen Workshops entwickelten wir gemeinsam mit dem Kernteam ein individuelles Nutzungskonzept für den ADAC Berlin-Brandenburg. Die Inhalte ergaben sich aus der IST-Analyse und der Steps to Modern Work-Checkliste. Die Themen der ersten Workshops waren neue Arbeitsweisen und User Adoption. In den weiteren Workshops behandelten wir alles rund um die Compliance, den Erstellungsprozess und Lifecycle sowie die Struktur von Teams. In den letzten Workshops erarbeiteten wir Regeln und Verantwortlichkeiten. Nach jedem Workshop testete das Kernteam die Ergebnisse auf Praxistauglichkeit, um die Erfahrungen als Optimierungen in das Nutzungskonzept mit einfließen zu lassen.
Handlungsempfehlung zur Nutzung von Microsoft Teams und Microsoft 365
Die Workshop-Ergebnisse, die gesammelten Erfahrungen und das Feedback der Power User-Gruppe fassten wir in zwei Teams-Guides als übergreifende Handlungsempfehlung für die Mitarbeitenden des Regionalclubs zusammen.
Übersicht über alle Funktionalitäten von Microsoft Teams: Tech-Guide
Der Microsoft Teams Tech-Guide gibt den Mitarbeitenden eine Übersicht über alle Microsoft Teams-Funktionalitäten, inklusive Tipps und Tricks für die effiziente Bedienung.
Anleitung zur Nutzung von Microsoft Teams und Microsoft 365: Praxis-Guide
Der Microsoft Teams Praxis-Guide dient dem ADAC Berlin-Brandenburg als verbindliches Regelwerk, das für ein besseres, digitales Miteinander sorgt. An dem sinnstiftenden Zielbild können sich alle Mitarbeitenden im Regionalclub orientieren. Die Tipps für den Umgang mit den Microsoft-Apps erklären den Anwender:innen sinnvoll, warum es bestimmte Regeln oder Empfehlungen gibt.
Prototyp zur Optimierung der Arbeitsweise in Microsoft Teams und Microsoft 365
Da Microsoft Teams und Microsoft 365 bereits beim ADAC Berlin-Brandenburg eingesetzt wurde, entstanden in der Nutzungszeit grundlegende, aber uneinheitliche Strukturen. Unser Ziel war es, die funktionierenden Ansätze beizubehalten, auf diesen aufzubauen und sie weiter zu optimieren. Wir entschieden mit der Abteilung „Motorsport und Ortsclubs“ zu starten. Sie diente als Prototyp für alle anderen Abteilungen.
Teams-Grundlagen-Schulung für einheitliches Wissen
Um die unterschiedlichen Wissensstände in der Abteilung zu vereinheitlichen, erhielten die Mitarbeitenden einen Überblick über die Arbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365. Sie lernten die Möglichkeiten kennen, die ihnen die Microsoft-Apps bieten und erkannten die Vorteile für ihren Arbeitsalltag.
Neue Struktur und moderne Arbeitsweise in Microsoft Teams und Microsoft 365
In weiteren Workshops analysierten wir die bisherige Arbeitsweise und die Aufgabengebiete. Die daraus entstandenen Anforderungen an die zukünftige Arbeitsweise, ließen wir in einen Strukturvorschlag zum Aufbau des Arbeitsbereiches einfließen. Die Abteilung testete die neue Struktur drei Monate lang im Arbeitsalltag. Im Anschluss führten wir eine Retrospektive durch, um den Arbeitsbereich und die entstandenen Praktiken weiter zu optimieren.
User Adoption: moderne Arbeitsweise mit Microsoft Teams und Microsoft 365 in allen Abteilungen
Nach der erfolgreichen Umsetzung des Prototyps folgten alle anderen Abteilungen. Dabei gingen wir iterativ vor, um die User parallel am richtigen Punkt abzuholen und zu begleiten. An dieser Stelle übernahm das Kernteam eigenständig alle weiteren Teams-Grundlagen-Schulungen der Abteilungen und war bei Fragen zur Nutzung der Microsoft-Apps der erste Anlaufpunkt für alle Mitarbeitenden des ADAC Berlin-Brandenburg.
Durch die Analyse der Arbeitsweise und Struktur wurden in dieser Phase die Schnittmengen mit anderen Abteilungen für alle sichtbar.
Abteilungen durch Microsoft Teams und Microsoft 365 verbunden
Oft sind verschiedene Abteilungen aufgrund ihrer Aufgabengebiete eng miteinander verbunden, weshalb wir abteilungsübergreifende Workshops durchführten, um die jeweiligen Strukturen und Prozesse der anderen zu verstehen und zu vernetzen. So entstanden Themen-Teams mit gemeinsamer Dateiablage, anstatt die Dateien pro Abteilung abzulegen. Im Fall des ADAC Berlin-Brandenburg sind es unter anderem die verschiedenen Geschäftsstellen und das Marketing. Shared Channels und strukturierte Teams-Kanäle vereinfachen die Zusammenarbeit zwischen diesen Abteilungen. Trotzdem unterscheidet sich der strukturelle Aufbau der jeweiligen Teams je nach Anforderung voneinander. Im Marketing sind zum Beispiel alle Mitarbeiter:innen zu allem berechtigt, während in den Geschäftsstellen einige Dokumente nur mit entsprechender Berechtigung eingesehen werden dürfen.
Echte, zukunftsorientierte Zusammenarbeit mit Microsoft Teams und Microsoft 365
Mithilfe der methodischen Vorgehensweise zur Einführung von Microsoft Teams und Microsoft 365 erhielt der ADAC Berlin-Brandenburg eine Plattform, auf der Informationen miteinander verbunden sind und die Mitarbeitenden ihr Wissen transparent untereinander teilen. Das einheitliche Konzept für Kommunikation, Koordination und Kollaboration sorgt für reibungslose Prozesse in der Zusammenarbeit, macht die Mitarbeitenden zufriedener und den Regionalclub produktiver.
Microsoft-Apps verbinden Informationssilos
Die Vereinheitlichung der Kommunikationskanäle und der Dateiablage erleichtern den Mitarbeitenden des ADAC Berlin-Brandenburg die alltägliche Arbeit.
Die Kommunikation erfolgt themenbezogen in den jeweiligen Teams und Kanälen, wodurch deutlich weniger interne E-Mails versendet werden. Mitarbeitende teilen ihre Dokumente über Links oder stellen sie in den entsprechenden Kanälen zur Verfügung, anstatt Kopien per E-Mail zu versenden. Der Arbeitsalltag gestaltet sich organisierter: Aufgaben werden statt in Outlook in Microsoft To Do erfasst und bearbeitet. Die abteilungsübergreifende Kommunikation und Zusammenarbeit greifen immer mehr ineinander.
Auch andere Regionalclubs, die Microsoft Teams und Microsoft 365 erst skeptisch gegenüberstanden, konnten von der Technologie überzeugt werden.
"Die durch Layer2 collaboration works optimierten Tools verbesserten die Zusammenarbeit innerhalb der Teams, als auch abteilungsübergreifend und steigerten Produktivität und Effizienz. Davon profitieren wir nicht nur intern, sondern auch unsere Mitglieder und Nicht-Mitglieder."
